V programe Word nemusíte zadávať všetky informácie, ktoré používate v dokumente, každý s jedným. Softvér má rozsiahle funkcie na import údajov z iných programov. V tomto článku vám ukážeme možnosti importu a prepojenia údajov z iných programov, ako je napríklad Excel.
Ak máte ďalšie balíčky zo série Office, Word ponúka možnosť importovať údaje z týchto programov do vášho dokumentu. Či už sa to týka údajov z hárka programu Excel alebo programu Access, údajov adries alebo snímok; môžete ich jednoducho prepojiť s dokumentom Word. Výhodou prepojenia údajov z iných programov je, že v zdrojovom programe musíte údaje zmeniť iba raz. Word potom automaticky prijme zmeny vo vašom dokumente. Tieto údaje musíte niekedy obnoviť.
01 Import údajov z Excelu
Na zadávanie údajov sa často používa Excel. Niekedy však jednoducho chcete zahrnúť časť súboru programu Excel do programu Word bez toho, aby boli údaje priamo prepojené. Napríklad (časť) tabuľky. Rozsiahle funkcie kopírovania a vkladania v programe Word aj Excel zabezpečujú prenos údajov vrátane formátovania do vášho dokumentu. V tomto príklade skopírujeme jednoduchú obyčajnú tabuľku z Excelu do Wordu. Vyberieme všetky bunky, klikneme pravým tlačidlom myši a vyberieme Kopírovať.
02 Voľba správneho formátu
Spôsob, akým sa údaje vkladajú z Excelu do Wordu, závisí od funkcie prilepenia, ktorú zvolíte v druhej. V programe Word môžete svoje údaje vložiť do dokumentu rôznymi spôsobmi: prilepením so zachovaním formátovania, prilepením ako obrázok alebo prilepením bez formátovania. Dostupné možnosti prilepenia závisia od toho, aký typ údajov je vložený do schránky. Ak kopírujete tabuľku z programu Excel, máte viac možností prilepenia, ako keby ste chceli vložiť obyčajný text, napríklad z programu Poznámkový blok, do dokumentu Word.
Ak chcete vložiť údaje z Excelu bez formátovania do Wordu, zvoľte v ponuke tlačidlo „Zachovať iba text“. Word potom prilepí údaje z Excelu priamo bez ďalších doplnkov. Každý riadok z tabuľky je prilepený do samostatného riadku.
03 Tabuľka so zachovaním formátovania
Ak je tabuľka naformátovaná v programe Excel s okrajmi, farbami, rôznymi druhmi písma a farebnými bunkami a chcete ich kopírovať jeden po druhom v programe Word, môžete zvoliť z možností prilepenia pre túto funkciu Ponechajte zdrojové formátovanie.
Pri kopírovaní tabuľky z programu Excel sa údaje v programe Word umiestnia aj do tabuľky. Výhodou je, že teraz môžete údaje ďalej upravovať a v prípade potreby upraviť tabuľku, čo sa týka dizajnu. Ak kliknete na prilepenú tabuľku v programe Word, karta sa zobrazí aj na páse s nástrojmi Dizajn stola k dispozícii. Po zvolení tabuľky môžete okamžite použiť iný dizajn.
Ak chcete zmeniť iba jednu bunku, riadok alebo stĺpec, kliknite na ňu myšou a zmeňte jej vlastnosti.
04 Dynamické údaje z Excelu
Niekedy sa môže stať, že údaje v programe Excel, ktoré chcete použiť v dokumente Word, sú dynamické. To znamená, že údaje v súbore Excel sa môžu časom meniť. Potom je dôležité, aby údaje z Excelu, ktoré sú umiestnené v programe Word, boli najaktuálnejšie. Údaje môžete vkladať do programu Word pri zachovaní prepojenia údajov v programe Excel. Ak vy alebo niekto iný zmení pôvodné údaje v programe Excel, tieto zmeny sa prejavia aj v programe Word. Aby to fungovalo, musíte údaje z Excelu vložiť špeciálnym spôsobom do Wordu. V takom prípade vyberte z ponuky prilepiť Prepojte a zachovajte formátovanie zdroja.
Po vložení údajov do Wordu uvidíte, že tabuľka dostala inú funkciu. Ak kliknete na jednu z buniek pravým tlačidlom myši, zobrazí sa v zozname nová možnosť, a to Aktualizovať odkaz. Ak boli údaje zmenené v programe Excel, nezmenia sa priamo v programe Word. Ako vlastník dokumentu môžete výberom zobraziť najnovšie údaje v tabuľke Aktualizovať odkaz.
05 Tabuľky s formátovaním
Mimochodom, táto funkcia funguje aj pri zmene pôvodného formátovania v tabuľke v programe Excel. Len čo sa napríklad zmení farba alebo hrúbka čiar v programe Excel a vyberiete ich v programe Word pre Aktualizovať odkaz, tieto zmeny sa prejavia aj v programe Word. To môže mať samozrejme tiež nevýhody pre rozloženie dokumentu Word. Našťastie existuje riešenie. Ak chcete kopírovať iba údaje v bunkách programu Excel, ale nie samotné formátovanie, vyberte možnosť vloženia Prepojujte a používajte zoznamy cieľov. Tabuľka sa teraz skopíruje bez formátovania v programe Word, ale údaje v samotných bunkách zostanú prepojené s programom Excel a akékoľvek zmeny sa vykonajú po výbere Aktualizovať odkaz implementované vo Worde.
Ak sa upraví vzhľad tabuľky v programe Excel, nebude to mať ďalší vplyv na rozloženie tabuľky v programe Word.
06 Tvorba listov a poštových zásielok
Môžete tiež použiť Word na odoslanie listu na viac adries. Našťastie nemusíte robiť osobitný list pre každého adresáta, ale môžete urobiť štandardný list. So štandardným listom môžete ľahko poslať list niekoľkým ľuďom. Databázu s menami, adresami a bydliskom prepojíte s takýmto štandardným listom. Túto funkciu môžete použiť aj na tlač obálok. V tomto príklade si ukážeme, ako do dokumentu automaticky pridávať adresy.
07 Vytváranie adresných polí
Word má špeciálnu funkciu na automatické vkladanie mien a adries do dokumentu. Na páse s nástrojmi nájdete samostatnú kartu s týmto názvom Poštové zásielky. Tam môžete prepojiť Word s existujúcim zoznamom adries alebo odtiaľto vytvoriť nový zoznam.
Najprv musíte mať zoznam adries. Môžete si ich vytvoriť sami v programe Word, ale môžete tiež prepojiť Word s programom Excel, napríklad aby ste z neho vyťažili údaje o adrese. Najskôr si ukážeme, ako si sami môžete vytvoriť zoznam podrobností adresy v programe Word. Pod záložkou Poštové zásielky tlačidlo nájdete Vyberte adresy. Kliknite na ňu a vyberte možnosť Zadajte nový zoznam.
Teraz sa zobrazí okno, v ktorom môžete zadať informácie o adrese. V tomto príklade sa obmedzujeme na (fiktívne) údaje o adrese, ako je oslovenie, počiatočné meno, priezvisko, adresa, PSČ a mesto. Pre každý riadok zadajte podrobnosti o ľuďoch, ktorým chcete písať. Po dokončení vyplňovania stlačte tlačidlo Ok zoznam uložíte.
Word uloží zoznam adries ako databázu Microsoft (s príponou .mdb), čo má výhodu v tom, že tento súbor môžete naďalej používať v balíku Office, takže nemusíte zakaždým vytvárať nový zoznam adries.
Ak ste databázu uložili v programe Word, tlačidlo sa zobrazí na páse s nástrojmi Spustiť hromadnú korešpondenciu k dispozícii. Predtým, ako na to kliknete, musíte najskôr určiť pozíciu v liste, kam chcete umiestniť pole s adresou. Ak ju chcete umiestniť, kliknite na tlačidlo Blok adresy.
08 Kontrola údajov
Teraz sa vám zobrazí nové okno, v ktorom môžete skontrolovať, či sú údaje správne. V zásade sa tu nemusíte veľmi meniť; Ak ste vytvorili jednoduchý zoznam adries obsahujúci iba meno a priezvisko, ulicu, číslo domu, PSČ a mesto a všetky adresy sú vo vašej krajine, Word ho zvyčajne umiestni ihneď. Zmena nastavení môže byť užitočná, iba ak odosielate aj medzinárodné listy. Potom kliknite na tlačidlo Ok , potom Word umiestni textový kód <>. Tento blok preto naznačuje, že sú tam umiestnené adresné údaje databázy.
V hornej časti pásky sa teraz zobrazujú ďalšie tlačidlá, pomocou ktorých môžete listovať v listoch s práve prepojenými adresami. Týmto spôsobom môžete skontrolovať, či sú podrobnosti adresy uvedené v liste správne. Okrem tlačidiel so šípkami na listovanie písmenami nájdete aj tlačidlo s názvom Ukážka výsledku. Po stlačení tohto tlačidla uvidíte skutočné podrobnosti adresy pre každé písmeno.
Teraz sa môžete rozhodnúť, či ste spokojní s aktuálnym pohľadom, alebo či chcete zmeniť niečo iné. Rozloženie napríklad preto, že budete chcieť adresy vytlačiť o niečo väčšie alebo im poskytnúť iné písmo. Nemusíte to robiť pre každé písmeno osobitne, ale urobíte to naraz výberom bloku <> v dokumente. Najprv musíte deaktivovať ukážku adresy opätovným stlačením tlačidla Ukážka výsledku kliknúť. Až potom sa blok adries znova objaví. Vyberte <> v dokumente a môžete upraviť formát.
09 Zlúčiť dokumenty
Ste spokojní s výsledkom? Potom môžete so svojím listom zlúčiť údaje o adrese. Aplikácia Word zlúčením vytvorí viac kópií listu a na každom liste bude mať jedinečnú adresu z databázy. Zlúčenie spustíte kliknutím na tlačidlo na páse s nástrojmi Dokončite a zlúčte, úplne doprava. Teraz sa zobrazia tri možnosti Tlačte dokumenty.
Zadajte, ktoré záznamy chcete vytlačiť. Zvyčajne tlačíte všetko naraz. Word odošle príkaz po stlačení tlačidla Ok, na tlačiarni a vaše písmená sa vytlačia.
Tip: Tlačte štítky a obálky
Chcete okrem tlače písmen tlačiť aj adresy na obálky alebo štítky? Potom vyberte na ľavej strane stužky pre Obálky alebo Etikety. Keď kliknete na jedno z týchto dvoch tlačidiel, Word zmení formát vášho aktuálneho dokumentu na formát obálky alebo štítka. Môžete si vybrať z rôznych veľkostí.
10 Import adries z programu Excel
V programe Word môžete tiež získať svoje súbory adries z iných programov alebo pracovať s rôznymi formátmi súborov. Zadávanie pomocou funkcie Zoznamy adries v programe Word je niekedy dosť ťažké. Je to veľmi precízna práca a stlačenie nesprávneho tlačidla môže rýchlo spôsobiť, že znovu zadáte záznam. Malá veľkosť vstupného okna navyše sťažuje prácu s viacerými záznamami. V takom prípade je lepšie zvoliť program, ktorý lepšie zvládne záznamy, napríklad Excel alebo - ak chcete pracovať s databázovými programami - Access. Pre tento základný kurz používame program Excel na import údajov o adrese, čo je v tomto prípade dobré; je oveľa jednoduchšie použiť viac riadkov v Exceli.
Ak máte svoje záznamy v poriadku v programe Excel, môžete ich ľahko použiť na vytvorenie údajov o adrese v programe Word. Každý riadok v programe Excel, ktorý musí byť použitý v programe Word na údaje o adrese, dáte jasný názov: Pozdrav, Krstné meno, Priezvisko, názov ulice, číslo domu, poštové smerovacie číslo a bydlisko. Tento riadok je potom prvým riadkom v tabuľke. V nasledujúcich riadkoch potom zadáte všetky podrobnosti adries, ktoré chcete v liste použiť.
11 Uložte súbor
Máte svoj súbor hotový? Potom ho uložíte a potom prejdete do programu Word a naimportujete údaje zo súboru Excel ako súbor adresy. Postupujte nasledovne: kliknite na pás s nástrojmi Poštové zásielky na Vyberte adresy a vyberte si to Použiť existujúci zoznam. Potom vyberte svoj súbor Excel.
Word teraz prichádza s potvrdením súboru. Ak ste tabuľku naformátovali v programe Excel, ako v našom príklade, prvý riadok s údajmi obsahuje hlavičky stĺpcov. Potom tiež začiarknite políčko Prvý riadok s údajmi obsahuje nadpisy stĺpcov. Word to rozpozná, takže môžete ľahko umiestniť správne polia na správne miesto v dokumente.
12 Zadajte polia
Na rozdiel od importu údajov o adrese prostredníctvom Zoznamu adries musíte pri importe údajov z Excelu ešte stále uvádzať polia osobitne. Každý stĺpec zo súboru programu Excel sa stáva samostatným blokom v programe Word, ktorý nakoniec obsahuje celé pole adresy. V stužkovej na Poštové zásielky nájdete tlačidlo s názvom Vložte zlučovacie polia. V tejto ponuke nájdete všetky stĺpce z hárka programu Excel. Teraz ho môžete vložiť do dokumentu kliknutím na správne meno. Najskôr umiestnite kurzor na miesto, kam chcete vložiť prvé pole, v našom príklade to je Pozdrav.
Medzi každé pole v dokumente Word vložte medzeru tak, aby pozdrav, meno a priezvisko neboli umiestnené oproti sebe, ako je uvedené nižšie:
<><><>
Teraz zadajte nový riadok a umiestnite polia pod neho názov ulice a číslo domu, opäť s medzerou medzi:
<><>
A na posledný riadok, ktorý nakoniec umiestniš poštové smerovacie číslo a bydlisko, tiež tu s medzerou medzi:
<><>
Výhodou zahrnutia samostatných polí do dokumentu Word je, že ich môžete použiť kdekoľvek v liste. Týmto spôsobom môžete zostaviť osobný list na základe údajov zo súboru programu Excel.
