Ak chcete zriadiť správu divadelného klubu alebo usporiadať neustále sa rozrastajúcu zbierku komiksov, potrebujete digitálny systém správy. Potom môžete uvoľniť funkcie inteligentného vyhľadávania a tlačiť zoznamy, poštové zásielky a štítky. Zabráňte tomu, aby váš administratívny systém skončil na nejasnej slepej ulici a použite databázu! Pomocou bezplatného programu Sodadb môžete vytvoriť online databázu, ktorú môžete ľahko zdieľať s ostatnými.
Tip 01: 10 000 záznamov
Existuje pomerne veľa bezplatných online databázových riešení. Tu používame Sodadb (Simple Online Database), online správcu databáz, ktorý sa pýši svojou užívateľskou prívetivosťou. Aby to bolo používateľovi čo najjednoduchšie, autori vylúčili špeciálne funkcie. V bezplatnej verzii môžete spravovať až 10 000 záznamov, čo je pre väčšinu domácich používateľov viac ako dosť. Ak to chcete zvýšiť na 35 000 záznamov, platíte 3,49 USD mesačne. V systéme Sodadb je možné nahrávať externé súbory, ktoré ich odkazujú na záznamy, ale v bezplatnej verzii je úložný priestor veľmi obmedzený. Databázu môžete zdieľať a upravovať prostredníctvom webovej adresy. Sodadb navyše šifruje pripojenie k serveru, aby boli vaše dáta chránené. A nakoniec sa v zásade nevyžaduje žiadna registrácia. Prejdite na web www.sodadb.com a začnite.
Databáza versus tabuľka
Tabuľky a databázy sa používajú na správu, ukladanie, vyhľadávanie a úpravu údajov. Tabuľka je užitočná na prácu s veľkým počtom údajov rovnakého typu, napríklad s dlhým, ale jednoduchým zoznamom adries. Ak však chcete navzájom zobraziť rôzne zdroje údajov, potrebujete databázu. Databáza je ako tabuľka o steroidoch. V databáze je jednoduchšie spravovať veľa (stovky alebo tisíce) údajov. Okrem toho bola vytvorená takáto databáza na zhromažďovanie údajov pomocou dotazov pokročilého vyhľadávania. Z výsledku vyhľadávania potom môžete napríklad tlačiť štítky alebo posielať e-maily. Môžete tiež ľahko prideliť rôzne práva rôznym skupinám používateľov. Napríklad jednej skupine sa môžu zobraziť iba základné informácie, zatiaľ čo existuje aj skupina, ktorá môže upravovať údaje, a skupina, ktorá môže vidieť a upravovať iba údaje, ktoré sami zadali.
Tip 02: Šablóny
Ak ste nikdy predtým s databázou nepracovali, najlepšie je pozrieť sa na šablóny. Vpravo hore sú Šablóny v zelenom poli. Vyzerajú nádejne: osobný adresár, hudobná zbierka, filmová a knižná zbierka, obchodné kontakty a ďalšie. Môžete rozšíriť sadu šablón a získate ešte viac: online petíciu, zákaznícku základňu atď. Odkaz môžete vidieť aj pod týmito odkazmi Začať úplne od začiatku pre tých, ktorí chcú začať od nuly. Šablóny sú usporiadané v Osobné a Obchodné. Ak sa vám zdá návrh databázy príliš zložitý, dizajnér je ochotný prispôsobiť si databázu podľa vašich osobných želaní, žiada iba malý dar.
Môžete začať od šablóny, ktorá je užitočná, ak ste nikdy predtým nepracovali s databázou Tip 03: Tajná adresa URL
Začnime od Osobný adresár. V ďalšom okne blokuje časť obrazovky široký oranžový pruh. Sodadb žiada vašu e-mailovú adresu na zverejnenie vašej databázy na tajnej internetovej adrese. Prostredníctvom tejto osobnej adresy URL program uloží dizajn a všetky nastavenia nabudúce. Po zadaní e-mailovej adresy sa Sodadb opýta, či je toto vaša prvá online databáza. Ak ste pomocou tohto nástroja vytvorili viac databáz, môžete ich spravovať spoločne. Ak sa chcete iba pozrieť na šablónu, kliknite na ikonu Urobím to neskôr.
Viaceré databázy
To, že musíte zadať jednu e-mailovú adresu, ešte neznamená, že môžete vytvoriť iba jednu databázu. Na jednu e-mailovú adresu môžete prepojiť viacero databáz. Na karte Moje ďalšie formy nájdete všetky databázy, ktoré ste vytvorili pomocou tohto programu.
Tip 04: Záznamy a polia
Správu si môžete prečítať v pracovnom okne osobného adresára Nenašli sa žiadne záznamy. Databáza sa skladá zo záznamov, ktoré môžete porovnať s informačnými hárkami. Každý záznam obsahuje údaje v rôznych poliach. Názvy polí sú uvedené tučným písmom. V súčasnosti sú tieto názvy polí v angličtine. Ak chcete upraviť tieto polia, musíte prejsť na Ponuka možností, hore v ľavo. Otvorte túto ponuku a kliknite na ikonu Nastavte si vlastné polia. Na Sodadb môže každý záznam obsahovať maximálne 35 polí: to je veľa informácií. Aby bolo všetko jasné, Sodadb zoskupuje týchto 35 polí do 5 skupín.
Tip 05: Upravte polia
Kliknite na prvú skupinu: Zobraziť polia 1-5. Na začiatok môžete nahradiť anglické názvy polí holandskými výrazmi. Ak sú v šablóne polia, ktoré nechcete zobrazovať, môžete ich nastavením zmeniť na neviditeľné Viditeľné na Č. konfigurovať. Ku každému názvu poľa môžete pridať pomocný text. Toto je text, ktorý sa čoskoro objaví v svetlošedej farbe pod poľom, aby používateľom pomohol správne zadať všetky údaje. Týmto spôsobom napríklad naznačíte, ako by sa mal zaznamenať dátum. V tejto šablóne sú všetky polia 1 až 5 Typ stĺpca. Ste spokojní s týmito prvými piatimi? Potom upravte polia 6 až 10 atď. Nezabudnite na Uložiťpred zatvorením tohto okna.
Rozbaľovacia ponuka
Ak chcete v určitom poli povoliť iba určité možnosti, pracujete s rozbaľovacou ponukou. V tomto príklade zadáme provinciu do poľa 6. Ak chcete upraviť typ vstupného poľa, kliknite na tlačidlo vľavo, kde je teraz typ stĺpca štát. Tu vyberiete možnosť rozbaľovacia ponuka. Do zeleného poľa zadajte nové hodnoty výberu, napríklad: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland a tak ďalej.
Tip 06: Vyplňte ručne
Všetky názvy polí, ktoré ste upravili, vyzerajú úhľadne a pomocný text je tiež jasný. Keď sú všetky polia pripravené, môžete prvý záznam vyplniť manuálne. stlač tlačidlo Nový a potom sa objaví prvý čip, ktorému je okamžite priradené poradové číslo. Po vyplnení prvého hárku sa nachádza tlačidlo Uložiť a nové pripraviť ďalší záznam. Po dokončení kliknite na Uložiť. Týmto sa vrátite do prehľadu stĺpcov, kde sa všetky záznamy zobrazujú pod sebou.
Na zabezpečenie bezproblémového priebehu importu je na webových stránkach umiestnená šablóna importu Tip 07: Excel do databázy
Ak máte zoznam v programe Excel alebo Word, môžete tieto informácie samozrejme znova napísať, ale je to namáhavá práca. Týmto spôsobom je zaručené, že preklepy skončia v databáze. Preto je oveľa rozumnejšie importovať existujúci zoznam do Sodadb. Tento program importuje iba údaje uložené ako súbor CSV. Csv znamená „hodnoty oddelené čiarkou“, takže údaje musia byť oddelené čiarkami. Okrem toho musí súbor obsahovať toľko stĺpcov, koľko je uvedených vo vašej databáze.
Tip 08: Import šablóny
Na zabezpečenie bezproblémového priebehu importu je na webových stránkach umiestnená šablóna importu. Nájdete ju cez internet Ponuka možností a tam si vyberieš Importujte svoje údaje. V tomto poli kliknite na Stiahnite si šablónu databázy. O niekoľko sekúnd neskôr máte súbor CSV, ktorý je možné otvoriť v programe Excel. V tejto tabuľke sú všetky stĺpce už pripravené na základe databázy, ktorú ste vytvorili. Teraz otvorte svoj starý starý zoznam údajov. Skopírujte údaje a vložte ich do príslušných stĺpcov šablóny programu Excel. Potom tento súbor Excel uložíte ako: jeden oddelený čiarkami hodnoty (.csv). Potom sa k tomu vrátite Ponuka možností. Kliknite nižšie Importujte svoje údaje tlačidlo Vyberte súbor. Vyberte súbor .csv, ktorý ste práve pripravili. A všetky údaje sa v online databáze prehľadne kotúľajú bez nutnosti písania jedného písmena.
Ak sa vám zdá postup importu stále príliš ťažký, môžete zavolať vývojára. Na webe Sodadb sme sa dočítali, že návrhár chce za vás údaje importovať. Aj za toto žiada iba malý dar.
Tip 09: Jednoduché vyhľadávanie
Ak databáza obsahuje stovky alebo dokonca tisíce záznamov, nemôžete sa zaobísť bez vyhľadávacej funkcie. Pomocou vyhľadávacieho formulára nahliadate do databázy pomocou rôznych logických rovníc. Predpokladajme, že chcete vyhľadať údaje Elise Janssenovej a potom kliknúť na Zobraziť normálny vyhľadávací formulár. Zobrazí sa vyhľadávací formulár, v ktorom sú dostupné všetky polia. Zadáte vedľa vyhľadávacieho poľa Krstné meno termín Elise v a v Priezvisko termín Janssen. Potom kliknite na tlačidlo Hľadať pod kľúčovými slovami, aby ste našli záznamy, ktoré zodpovedajú tomuto vyhľadávaciemu dotazu.
Uložiť vyhľadávania
Ak ste napríklad vyhľadali, kto má narodeniny v januári a kto vo februári, môžete si tieto pokročilé úlohy zaznamenať na neskôr. Uložené vyhľadávania sa zobrazia pod sebou vo vyhľadávacom poli vľavo hore. Môžete to rozšíriť kliknutím na modré pole s bielou šípkou.
Niektorí používatelia majú povolené iba prezeranie údajov, iní môžu tiež zadávať a meniť informácie Tip 10: Pokročilé vyhľadávanie
Pomocou Sodadb je možné vykonávať pokročilé vyhľadávanie. Je to vlastne jednoduchšie, ako to vyzerá. Vyhľadávací dopyt, ktorý sme práve zadali prostredníctvom polí, sa zobrazí vo vyhľadávacom poli ako # Meno # = "Elise" A # Priezvisko # = "Janssen". Vo vyhľadávaní je pole medzi znakmi hash a hľadaný výraz je uzavretý v jednoduchých úvodzovkách. Takže ak ty # Meno # = "Elise" ALEBO # Meno # = "Elisa" Sodadb vyhľadáva všetky záznamy s krstným menom Elise alebo Elisa. Vytvorili ste databázu tisícov diskov CD, ktorá obsahuje tieto polia: Umelec, Album, Počet CD. Potom nájdete s hľadaním # Počet CD # <"5" všetci umelci, ktorých máte menej ako päť CD. Zachádzame príliš ďaleko, aby sme tu pokryli všetky logické funkcie a možné vyhľadávacie dotazy, funkcia Help tohto programu obsahuje dostatok príkladov.
Tip 11: Ďalší používatelia
Ak chcete zdieľať informácie z databázy, pridajte používateľov. Niektorí si môžu údaje prezerať, iní môžu tiež zadávať a meniť informácie. Kliknite na Ponuka možností. Najskôr musíte chrániť databázu pomocou tlačidla Chráňte svoju databázu. Musíte zadať svoju e-mailovú adresu (pokiaľ ste tak ešte neurobili). Potom kliknite dovnútra Ponuka možností na zadanie Nastavte svojich sub-používateľov. Zadáte e-mailové adresy ľudí, ktorí budú mať prístup do databázy. Zároveň sa rozhodnete, či môžu záznamy zobraziť alebo pridať a zmeniť. Treťou možnosťou je, že dostanú iba prístup (na zobrazenie, pridanie a zmenu) k záznamom, ktoré sami zadajú.
Tip 12: Nástroje na úpravy
V návrhovom zobrazení môžete záznamy ďalej upravovať pomocou rôznych nástrojov, ktoré sa nachádzajú naľavo od každého záznamu. Existujú štyri ikony: upraviť, vyhliadka, odstrániť a Viac možností. Aj prvé tri ikony sú vysvetľujúce Viac možností (zelené znamienko plus) je zaujímavý. Pod touto položkou sú príkazy ako Skopírovať do schránky, Vytlačiť záznam, Poslať email, Prejdite na webovú stránku a Zobraziť na mape. To, či môžete tieto priradenia užitočne použiť, závisí od informácií obsiahnutých v zázname. Ak údaje obsahujú adresu alebo súradnice GPS, môžete mapu Google Maps otvoriť na paneli pomocou možnosti Zobraziť na mape. Ak záznam obsahuje e-mailovú adresu, potom priradenie Poslať email opäť užitočné. Preto odtiaľto môžete tiež vytlačiť jednotlivé záznamy, exportovať ich do súboru CSV alebo skopírovať do schránky v počítači.
Export
V Ponuka možností je tu tiež praktická funkcia exportu na export všetkých alebo iba nájdených záznamov do súborov CSV alebo TXT. Ak záznamy obsahujú e-mailové adresy, môžete ich dokonca exportovať priamo do zoznamu adresátov. A pre tých, ktorí stále chcú tlačiť staromódne štítky s adresami, je tu funkcia Exportujte viac stĺpcov pre štítky.
