Stále viac agentúr sa zaviazalo, že prežije celý život bez papierov, nemôžete sa však úplne vyhnúť tomu, aby ste dostali list od daňových úradov poštou alebo dostali potvrdenie v obchode. Chcete všetky tieto dokumenty digitalizovať sami? Potom môžete: potrebujete iba smartphone s fotoaparátom a správnym softvérom. Vysvetlíme vám, ako môžete skenovať pomocou smartphonu.
Tip 01: Pracujte na mobile
Predtým, ako vám poskytneme informácie o tom, ktoré aplikácie môžete použiť, najskôr tip týkajúci sa vašej pracovnej metódy. Mobilné skenovanie je oveľa jednoduchšie ako skenovanie pomocou starého dôveryhodného skenera, ale keď si uložíte všetky príjmové doklady, je to stále dosť práce s hromadou príjmových lístkov na stole. Tieto potvrdenia budú dovtedy pravdepodobne napoly pokrčené, čo skenovanie nijako neuľahčuje (pozri tip 6). Preto vám odporúčame zmeniť pracovnú metódu. Výhodou skenovania pomocou smartphonu je, že tento smartphone máte vždy so sebou. Je užitočné to využiť. Inými slovami: dostanete potvrdenie, rýchlo nájdete pokojné miesto, naskenujte potvrdenku (a nahrajte ju priamo do cloudu, aby ste pri strate smartfónu neriskovali stratu účteniek). Chce to trochu zvyknúť si, ale akonáhle sa to stane súčasťou vašej rutiny, uľahčí vám to a zorganizuje váš život.
Tip 02: Vyberte si cloud
Vďaka mobilnému skenovaniu je všetko oveľa jasnejšie ... pokiaľ si z toho nakoniec neurobíte chaos. Koniec koncov, existuje toľko miest, kde si môžete svoje súbory uložiť. Samozrejme na vašom smartfóne samotnom, ale dôrazne to neodporúčame: ak stratíte smartphone alebo vám ho niekto ukradne, stratili ste dáta. Je možná aj synchronizácia s počítačom PC alebo Mac, ale to je trochu ťažkopádne, pretože nahrávanie do cloudu je oveľa rýchlejšie (a niekedy aj automaticky). Ak si vyberiete cloud, potom si skutočne vyberte cloud. Nenahrávajte jedno potvrdenie do Dropboxu a druhé potvrdenie na Disk Google. Vyberte si a použite aplikáciu, ktorá vám vyhovuje. Väčšina cloudových služieb má vlastnú aplikáciu s možnosťou skenovania. Diskutujeme o týchto aplikáciách a diskutujeme o aplikácii, ktorú nevlastní cloudová služba.
Šikovnou online fotografickou službou pre vaše skenovanie sú Fotky Google. Môžete ho použiť zadarmo a funguje na tablete aj smartfóne (Android a Apple). Okrem toho môžete vo Fotkách Google pohodlne používať albumy, napríklad na kategorizáciu svojich potvrdeniek (alebo iných skenov) alebo na ich oddelenie od bežných fotografií. Na našom webe si môžete prečítať všetko o Fotkách Google.
Cloudové služby majú všetky tvary a veľkosti a vy môžete uprednostniť inú službu pred Fotkami Google. Každý z nich má svoje vlastné výhody a výstrednosti. Na rozdiel od mnohých konkurentov napríklad Dropbox nie je viazaný na konkrétny operačný systém. Iné je to napríklad v prípade iCloudu (integrovaného do ekosystému Apple), Disku Google alebo OneDrive od spoločnosti Microsoft.
A potom existuje nespočetné množstvo menších, o niečo menej známych služieb. Napríklad Box, ktorý sa viac zameriava na spoločnosti. Alebo SpiderOak, ktorého súkromie je najdôležitejším počinom. Mega je služba od Kim Dotcom, známeho internetového podnikateľa. A Stack je holandský cloud, ktorý vám poskytne najmenej jeden terabajt voľného úložného priestoru. Veľa možností, takže.
Takmer každá cloudová aplikácia má tiež možnosť skenovania Tip 03: Skenujte pomocou služby Dropbox
Od minulého roku má Dropbox možnosť skenovať dokumenty pomocou aplikácie Dropbox pre Android aj iOS. Šikovné na tom je samozrejme to, že dokumenty sa neukladajú do vášho smartphonu, ale nahrávajú sa priamo do Dropboxu a prípadne sa okamžite synchronizujú s aplikáciou Dropbox v počítači. Ak chcete skenovať dokument, spustite aplikáciu Dropbox, stlačte znamienko plus v dolnej časti a potom vyberte možnosť Skenovať dokument. Fotoaparát sa teraz okamžite spustí, potom ho môžete zamerať na dokument, ktorý sa má naskenovať. Modrý rámček ukazuje, ktorá plocha bude skenovaná. Príjemné je, že nemusíte držať fotoaparát priamo nad ním; aplikácia vyrovná samotný obrázok. Stlačením znamienka plus vľavo dole môžete pridať stránku a pomocou posúvačov môžete ovládať napríklad farbu, čiernu a bielu atď. Pomocou ikony vpravo hore otáčate obrázok. Spokojný? Potom stlačte Ďalší, určite, či to bude súbor PDF alebo PNG, vyberte miesto uloženia v Dropboxe a stlačte Uložiť.
Tip 04:… s Diskom Google
Google má tiež zabudované funkcie skenovania vo svojej aplikácii Disk Google, ale táto funkcia bohužiaľ existuje iba pre Android v čase písania tohto článku. Ak chcete použiť funkciu skenovania na Disku Google, spustite aplikáciu na smartfóne s Androidom a stlačte znamienko plus vpravo dole (v modrom kruhu). V zobrazenej ponuke stlačte Skenovať. Rovnako ako v aplikácii Dropbox sa fotoaparát okamžite spustí a vy ho môžete namieriť na dokument, ktorý chcete skenovať. Na rozdiel od Dropboxu sa nezobrazuje žiadny rám, ale myšlienka je rovnaká a aj tu sú opravené skreslené obrázky. Ak daný rámec nie je nastavený správne, môžete ho opraviť stlačením ikony so štvorcom v hornej časti. Stránky v tejto aplikácii môžete tiež pridať stlačením znamienka plus vľavo dole. Pomocou ikony palety farieb v hornej časti môžete zvoliť, či má byť farebná alebo čiernobiela, a pomocou troch bodiek vpravo hore môžete stránku otočiť, pomenovať alebo úplne odstrániť. Ak ste spokojní, stlačte začiarknutie vpravo dole a váš obrázok sa automaticky nahrá na Disk Google.
Tip 05:… s Turboscanom
Aplikácia TurboScan Pro stojí 5,49 eur (alebo 3,50 eur pre Android), zatiaľ čo aplikácie od Dropboxu a Google Drive sú zadarmo. Ale táto aplikácia je pružnejšia a máme na to niečo nazvyš. Ak chcete skenovať pomocou TurboScan Pro (pre iOS alebo Android), spustite aplikáciu a stlačte ikonu s fotoaparátom vľavo dole (pekné, že pomocou ikony vpravo dole môžete tiež načítať existujúce fotografie). Hneď ako nasnímate fotografiu, TurboScan umiestni rám, ktorý môžete na mieste upraviť. Stlačte hotový akonáhle je rámček správny (vo väčšine prípadov je to automaticky správne). Vpravo dole môžete označiť, či chcete účtenku uložiť čiernobielo alebo farebne (čiernobiela zaberie menej miesta), a farebnú schému môžete upraviť štvorcami dole. Potom stlačte Ďalšie. Pomocou ikony vpravo dole (znamienko plus) môžete k skenovaniu pridať stránku, pomocou ikony štetca môžete zmeniť názov, voliteľne automaticky pridať dátum a určiť, v akom formáte sa má sken uložiť. S tlačidlom zdieľam vľavo dole uložíte sken alebo ho nahráte do cloudu.
Sú vaše príjmy pokrčené? Umiestnite ich pod sklenenú podložnú doštičku na skenovanieTip 06: Vrásky
Odporúčame vám, aby ste veci, ako sú príjmové doklady, naskenovali okamžite, keď ich prijmete, ako si môžete prečítať v tipe 1. Ak to nie je možné alebo jednoducho nič, čo by ste chceli urobiť, je pravdepodobné, že budete musieť vyrovnať sa s pokrčenými príjmovými dokladmi. zaoberať sa. To robí skenovanie podstatne zložitejším, ale nie nemožným. Potvrdenia / dokumenty môžete samozrejme sklopiť a vrátiť ich späť, ale to trvá veľa času, a preto je samozrejme ťažké nájsť užitočnosť mobilného skenovania. Tento problém je celkom ľahké vyriešiť metódou, ktorá sa v skutočnosti nelíši od tradičného skenera: skleneným sklíčkom. Z fotorámčeka vyberte sklenenú alebo plastovú dosku a položte ju na doklad, ktorý chcete naskenovať. Vrásky už okamžite nie sú problémom. Niečo robiť cez deň, pretože odraz od lámp môže vrhať kľúč do práce.
Tip 07: ocr?
Všetky uvedené aplikácie fungujú veľmi príjemne a efektívne, majú však jednu spoločnú chybu: nie sú schopné previesť naskenovaný text na digitálny text (tj. Text, ktorý potom môžete skopírovať a vložiť). Našťastie existujú aplikácie, ktoré používajú túto technológiu (ocr) a jedna z týchto aplikácií je od známeho výrobcu softvéru: Microsoft! Office Lens je zadarmo a je k dispozícii pre Android aj iOS. Ak chcete skenovať dokument, spustite aplikáciu a v dolnej časti označte, že ide o dokument. Namierte fotoaparát na dokument / príjmový doklad, ktorý chcete skenovať, a stlačte červené tlačidlo, keď dokument správne obklopuje biely rám. Teraz stlačte +1 vľavo dole pridáte ďalší dokument ku skenovaniu alebo kliknite Pripravený vpravo hore, ak ste s výsledkom spokojní. Ak teraz stlačíte PDF v dolnej časti, dokument sa uloží ako upraviteľný PDF, t. J. Potom bude možné vybrať a skopírovať všetok text v dokumente.
Tip 08: Oddeľte súbory
V niektorých prípadoch je užitočné naskenovať veľa dokumentov ako jeden dokument, jednoducho preto, že je to rýchlejšie. Ale potom samozrejme skončíte s jedným veľkým súborom PDF, zatiaľ čo ste vlastne chceli samostatné dokumenty. Dokumenty však môžete veľmi ľahko oddeliť. Skvelým programom je program Adobe Acrobat DC, ktorý je však drahý a nie je vhodný pre každého. Našťastie existujú aj bezplatné alternatívy a nemusíte pre ne ani nič inštalovať. Prejdite na adresu www.splitpdf.com a nahrajte súbor, ktorý chcete rozdeliť (môžete ho tiež importovať priamo z Dropboxu alebo Disku Google). kliknite na Extrahujte všetky stránky do samostatných súborov alebo konkrétne určiť, ktoré súbory chcete rozdeliť. Teraz stlačte Split skutočne rozdeliť súbory. Teraz je vytvorený súbor ZIP, ktorý obsahuje všetky stránky z hlavného dokumentu ako samostatný súbor PDF.
Chcete zlúčiť niekoľko samostatných dokumentov do jedného celku? To je možné vykonať online zadarmo Tip 09:… a kombinujte
Je samozrejme možná aj opačná situácia: naskenovali ste všetky druhy samostatných súborov a chceli by ste ich skombinovať do jedného PDF. Adobe Acrobat DC to dokáže tiež, ale aj v tomto prípade existuje bezplatný online nástroj, ktorý to urobí za vás (mimochodom od rovnakých výrobcov). Prejdite na stránku www.pdfmerge.com a nahrajte súbory, ktoré chcete spojiť, do jedného súboru PDF. Predvolene existujú štyri polia, ale kliknutím na Viac súborov môžete pridať ďalšie polia. Potom kliknite na Zlúčiť! Stránka začne pracovať pre vás a takmer okamžite potom sa vám automaticky stiahne kombinovaný súbor PDF. Mimochodom, na oboch stránkach je k dispozícii aj softvér, ktorý za vás urobí prácu online, ale tento softvér nie je zadarmo.
Tip 10: Usporiadajte
Na začiatku tohto článku sme vám odporúčali zvoliť si jednu cloudovú službu. V niektorých prípadoch to nebude možné (napríklad preto, že spravujete správu naraz a jeden má telefón s Androidom a druhý iPhone s aplikáciou Disk Google, ktorá nepodporuje skenovanie). Takáto situácia nie je optimálna, ale napriek tomu je celkom ľahké ju napraviť pomocou IFTTT. IFTTT je webová stránka, ktorá môže prepájať služby. Prejdite na stránku www.ifttt.com a vytvorte si účet. Nemusíte znovu objavovať koleso, hľadanú akciu už vykonali iní. Kliknite na lupu a hľadajte synchronizovať schránku (Tu môžete samozrejme zadať ľubovoľnú cloudovú službu; tieto dve si berieme ako príklad). Vyberte aplikáciu s požadovaným popisom (v našom prípade Automaticky synchronizujte nové súbory pridané do Dropboxu na váš Disk Google). Vyberte priečinok v Dropboxe, do ktorého nahrávate potvrdenky, a kliknite na Zapnúť. Potvrdenia umiestnené v tomto priečinku sa automaticky synchronizujú na Disk Google. Takto budete mať všetko pekne pohromade.
