Ako

Toto je najlepší spôsob archivácie e-mailov

Či už si chcete všetky prichádzajúce a odchádzajúce e-mailové správy ponechať z pracovných dôvodov alebo len kvôli nostalgii, ponechanie všetkých v aktívnych schránkach nie je príliš praktické. Našťastie existujú riešenia na zálohovanie alebo archiváciu vašich správ, pričom MailStore Home je jedným z najflexibilnejších.

Niekoľko stoviek správ v priečinku doručenej pošty alebo v priečinku doručenej pošty je stále zvládnuteľných, ale keď počet správ dosiahne tisíce, rýchlo to bude mätúce. Radšej sa tešte na plynulé zálohovanie alebo archiváciu stratégie.

Samozrejme, že nemôžeme pokryť všetky známe e-mailové služby a klientov, a preto sme starostlivo vybrali: MS Outlook a Gmail. Najprv sa pozrime na niektoré základné zálohovacie nástroje a zabudované možnosti archivácie. Na rade je potom výkonný nástroj na zálohovanie a archiváciu MailStore Home, ktorý dokáže spracovať rôzne e-mailové klienty a služby.

01 zálohy programu Outlook

Môžete síce manuálne zálohovať e-maily z Outlooku - výber e-mailov môžete dokonca jednoducho presunúť myšou do priečinka na disku, aby sa nakoniec dostali do súboru správy - ale to je dosť namáhavé. Našťastie existuje nástroj, ktorý celý proces zálohovania automatizuje: Bezpečné zálohovanie PST. Platená verzia stojí 29,96 €, ale s bezplatnou verziou sa dá prejsť aj dlhá cesta. Hlavné obmedzenie druhého z nich je, že môžete zálohovať iba jeden profil Outlooku.

Stiahnite a nainštalujte si nástroj. Pri prvom spustení vás program požiada o určenie záložného priečinka, po ktorom kliknite na tlačidlo Spustite zálohovanie môže stlačiť. Súbory pst spojené s vaším profilom Outlooku sa teraz budú zálohovať. Okrem e-mailov obsahuje takáto záloha aj kontakty a kalendáre.

V predvolenom nastavení sa zálohovanie vykonáva každú hodinu. Skrz Možnosti / Časový plán túto frekvenciu môžete upraviť alebo zvoliť Ručne.

Ak sa váš pôvodný súbor pst niekedy poškodí, jednoducho ho nahraďte zálohovanou kópiou. Správne umiestnenie nájdete v Outlooku prostredníctvom Nastavenia súboru / účtu (2x) / Dátové súbory.

02 zálohy služby Gmail

Existuje niekoľko spôsobov, ako zabezpečiť svoje správy v Gmaile. Môžete napríklad nastaviť, aby služba okamžite preposielala všetky prichádzajúce správy do poštovej schránky inej poštovej služby. Alebo použijete recept IFTTT na odosielanie správ alebo príloh do služby cloudového úložiska, napríklad Dropbox alebo Google Drive (napríklad). S bezplatnou verziou Spinbackup môžete celkovo zabezpečiť až 4 GB e-mailových správ s dennou frekvenciou zálohovania a silným šifrovaním AES.

Šikovnou alternatívou je UpSafe. Nainštalujte nástroj a spustite ho. kliknite na Prihláste sa pomocou Google, prihláste sa pomocou svojho účtu Google a stlačte Povoliť. Až pre vás Spustiť zálohovanie otvoríš prvý Možnosti zálohovania. Tu určíte, ktoré e-maily chcete zahrnúť do zálohy. Urobíte to na základe kritérií, ako sú napr Dátum odoslania, Z obsahuje a (prostredníctvom výberu z) letáky. Podobné možnosti sú k dispozícii na karte Archivácia, ale v takom prípade sa zálohované správy odstránia z vášho účtu Gmail. Na karte Skladovanie vyberte vhodné miesto na ukladanie na počítači. Po bezplatnej registrácii prichádza aj možnosť Vytvorte rozvrh k dispozícii: akýsi odkaz na Plánovač úloh systému Windows, pomocou ktorého môžete presne určiť, kedy a ako často chcete takúto zálohu.

Mimochodom, UpSafe poskytuje podobný nástroj pre MS Outlook.

03 Archivácia aplikácie Outlook

Samotný Outlook 365/2016 poskytuje pomerne základnú funkciu archivácie prostredníctvom priečinka pošty Archív. V zásade nemusíte robiť viac, ako vyberať príslušné e-mailové adresy vo (napríklad) svojich Doručená pošta, stlačte kláves Backspace a kartu Štart tlačidlo Archivácia stlačiť. Alebo jednoducho presuniete svoj výber do archívneho priečinka. Skrz Súbor / Pomôcky / Nastaviť priečinok archívu môžete pre to voliteľne nastaviť iný priečinok.

Ak chcete automatizovať proces archivácie, prejdite na Súbor / Možnosti / Pokročilé. Tu stlačte tlačidlo Nastavenia automatickej archivácie a vykonajte požadované nastavenia. Napríklad určíte frekvenciu (štandard Každých 14 dní) a umiestnenie archívneho priečinka (súbor .pst) Presunúť staré položky do priečinka. Stlačte tlačidlo Použiť tieto nastavenia na všetky priečinky a potvrďte pomocou Ok. Alebo môžete byť selektívnejší: kliknite pravým tlačidlom myši na jeden z nich poštový priečinok, zvoliť Vlastnosti a otvorte kartu Automatický archív. Vyberte možnosť Archivujte položky v tomto priečinku s predvolenými nastaveniami alebo Archivujte tento priečinok s nasledujúcimi nastaveniami ak sa chcete odchýliť od svojich štandardných pravidiel.

04 Archivácia Gmailu

Keď začiarknete e-maily v doručenej pošte v službe Gmail a potom v hornej časti Archivácia výber pošty zmizne z doručenej pošty. Nájdete ho v priečinku Všetky e-maily (v prípade potreby najskôr kliknite sem Viac). Ak chcete správy obnoviť v priečinku Doručená pošta, vyberte ich znova a kliknite hore Presunúť do doručenej pošty.

Archiváciu môžete tiež automatizovať vytvorením filtra. Ísť do nastavenie a vyber si Filtre a blokované adresy / Vytvoriť nový filter. Zadajte požadované kritériá a kliknite na Vytvorte filter a zaškrtnite Preskočiť doručenú poštu (archív) On. Potvrďte pomocou Vytvorte filter.

05 Domov MailStore

Jedným z najflexibilnejších riešení na účely zálohovania a archivácie rôznych e-mailových programov je bezplatný MailStore Home. Spustite súbor exe a nainštalujte nástroj (cez Nainštalujte do tohto počítača) alebo vyberte prenosnú verziu (cez Nainštalujte prenosnú verziu na jednotku X.). Posledná možnosť môže byť užitočná napríklad v prípade, že chcete pravidelne zostavovať svoj e-mailový archív zo schránok z rôznych počítačov. Alebo keď chcete exportovať importovanú poštovú schránku do poštového klienta na inom zariadení (čítať: migrovať).

O niečo neskôr môžete začať. Kliknite do ľavého okna Osobný archív, potom sa ukáže, že je prázdny. Logické, pretože musíte najskôr Archivujte e-maily a urobíte to s možnosťou rovnakého mena v rovnakom okne.