Ako

Takto robíte digitálne účtovníctvo

Vedenie záznamov je to, na čo väčšina ľudí, s výnimkou účtovníkov, nemyslí rada, natož aby bola zaneprázdnená. Ten neporiadok s tými faktúrami, príjmovými dokladmi a tak ďalej, to by malo byť jednoduchšie, však? Našťastie to dokáže aj prechodom na digitálne účtovníctvo.

Pre mnohých ľudí, vrátane autora tohto článku, je to dosť veľká prekážka pri prechode na digitálnu správu. Napriek tomu vám to rozhodne odporúčame. Nie je to nič zložité a ušetrí vám to toľko času potom. Pomôžeme vám na vašej ceste a hneď vám dáme prvý tip: prepnite na začiatku nového finančného roka, čo je oveľa jednoduchšie ako v polovici roka.

Účtovníctvo verzus administratíva

Pojmy účtovníctvo a administratíva sa často používajú zameniteľné. Nie šikovné, pretože sú to dve úplne odlišné veci. Správa je uchovávanie vašich faktúr, príjmových dokladov, inými slovami prichádzajúcich a odchádzajúcich položiek. Účtovníctvo je správne účtovníctvo pre daňové úrady, uplatňovanie predpisov a podobne. Tento článok je o digitalizácii vašej správy. Nie sme účtovníci, takže vám nemôžeme pomôcť s vecnou stránkou veci, ale môžeme vám pomôcť s technológiou. Príležitostne vysvetlíme niečo podstatné, ale ak skutočne vôbec ničomu z účtovníctva a správy nerozumiete, je pohodlnejšie to urobiť spolu s niekým iným.

01 účtovník

Toho sme sa už dotkli v poli Účtovníctvo verzus administratíva: nie sme účtovníci. Pri konfigurácii digitálnej správy je potrebné zadať dôležité veci, napríklad počiatočný zostatok. Toto sú otázky, pre ktoré sme sa jednoducho poradili s našim účtovníkom. Ak viete všetko o účtoch hlavnej knihy, predbežných položkách, zmenách atď., Potom môžete toto všetko zadať pravdepodobne sami. Ak nie, môže byť rozumné poradiť sa s účtovníkom. Po dokončení konfigurácie účtovného balíka nemusíte odovzdať celé svoje účtovníctvo okamžite, ale môžete ich požiadať, aby skontrolovali, či ste všetko nastavili správne. Mimochodom, vždy odporúčame každému, aby si najal účtovníka, skutočnosť, že si platí sám, nie je absolútne žiadny mýtus. Na webe Business Growth nájdete praktického sprievodcu hľadaním dobrého účtovníka.

02 Výber účtovníckeho balíka

Výber účtovného balíka je dôležitý krok. Budete s ním však musieť pravidelne pracovať, preto je dôležité zvoliť si balíček, ktorý vám najlepšie vyhovuje. Testovali sme ich naozaj dosť a pokiaľ ide o nás, sú tu dvaja skutočne dobrí kandidáti: Exact Online a e-Boekreken.nl. Exact Online je najkomplexnejší balík, ktorý je však tiež oveľa komplikovanejší a nákladnejší. e-Boekouden.nl je o niečo priateľskejší, ponúka vám všetko, čo potrebujete, a je oveľa lacnejšia. Službu je navyše ľahké integrovať napríklad do vášho webového obchodu (aj keď je to príliš rozsiahle na to, aby sme ju opísali v tomto článku. Z týchto dôvodov sme si vybrali e-Boekouden.nl ako príklad pre tento základný kurz. Takže neváhajte zvoliť si vlastný balík.

03 Digitálne potvrdenky

Digitálne účtovníctvo samozrejme znamená aj to, že musíte digitalizovať všetky svoje príjmové doklady. Balík, ktorý v tomto kurze používame, obsahuje aplikáciu, ktorá skenuje potvrdenky, ale ak použijete iný balík, ktorý ho nemá, odporúčame vám použiť Turboscan (v obchode Google Play aj Apple App Store). Pomocou tejto aplikácie môžete ľahko naskenovať svoje potvrdenky, ktoré potom môžu byť uložené v cloude. Malý tip: Naučte sa skenovať príjmové doklady okamžite, keď ich dostanete. To v obchode môže vyzerať trochu zvláštne, ale zaisťuje to, že už nikdy nestratíte účtenku. Navyše, udržiavanie aktuálnej správy je hračka, pretože na konci štvrťroku už nemusíte skenovať všetky svoje príjmy. Aplikácia stojí poriadny dolár na svojich 7 eurách, ale stojí to za to.

04 Zaregistrujte sa

Väčšina účtovníckych balíkov vám ponúka bezplatné skúšobné obdobie, takže si môžete balík vyskúšať vo svojom voľnom čase a zistiť, či vám vyhovuje. Určite vám odporúčame, aby ste ho použili. Vybrali sme si e-Boekhouding.nl, pretože si myslíme, že toto je balíček, ktorý vyhovuje väčšine ľudí, a pretože sa nám páči rozhranie, ale pokojne vyhľadajte balíčky online účtovníctva a vyskúšajte niekoľko. V našom príklade surfujete na stránku www.e-boekreken.nl, kde potom kliknete Vyskúšať kliknutia. Potom si vytvorte účet, ako by ste vytvorili na akomkoľvek inom webe. Web si môžete vyskúšať na 14 dní, potom vás bude stáť 7,95 mesačne za základné predplatné a 5,95 mesačne za fakturačný modul (čo dôrazne odporúčame).

05 Videá pomoci

Jedným z dôvodov, prečo sa nám balíček e-Boekouden.nl tak veľmi páči, je to, že web je plný videí, ktoré vám pomôžu digitálne nakonfigurovať vašu správu. Mimochodom, vieme, ako to zvyčajne býva: chcete začať a nemáte chuť pozerať najskôr všetky druhy videí. Uvedomte si však, že ide o vašu správu, o niečo, čo chcete mať dobre organizované, pretože vám ušetrí veľa hodín práce. Samozrejme vysvetlíme, ako fungujú základné informácie, ale videá idú hlbšie do deja, a preto sú veľmi poučné. Prihláste sa na stránku a kliknite vpravo hore podpora. Otvorí sa nové okno, v ktorom kliknete na Video tréningy. Nájdete tam všetky videá, ktoré potrebujete, aby ste lepšie pochopili, ako stránka funguje.

06 Otváracia súvaha

Okamžite začíname s najťažšou časťou: úvodnou rovnováhou, ktorú nájdete cez Správa / počiatočný zostatok. Toto je v podstate súhrn všetkých finančných aspektov, ktoré tvoria vašu spoločnosť: príjmy, výdavky, pohľadávky, ... Ak nemáte predstavu o čom hovoríme, pravdepodobne už používate účtovníka (pretože aj ten je súčasťou váš analógový administrátor) a môžete od neho tieto informácie požadovať. V každom prípade je nevyhnutné, aby sa súčet ľavého a pravého stĺpca (tj aktíva a pasíva) rovnal. Predtým, ako to budete môcť vyplniť, musíte najskôr nastaviť svoje účty hlavnej knihy.

07 Nastavenie účtov hlavnej knihy

Nenechajte sa zastrašiť slovom ako účet hlavnej knihy. Najlepšie vidíte svoju správu ako veľkú skrinku so zásuvkami. Každá zásuvka predstavuje súčasť vašej spoločnosti, napríklad váš bankový účet (spôsob platby), predplatné niečoho (Zisk a strata), váš inventár (Zostatok) atď. Slovo zásuvka vás s najväčšou pravdepodobnosťou nebude stresovať a účet hlavnej knihy je úplne rovnaký. Pre vašu online administráciu je preto dôležité, aby ste zmapovali všetky prvky svojej spoločnosti. kliknite na Zvládanie a potom ďalej Účty hlavnej knihy. Vidíte tu veľa „zásuviek“, z ktorých väčšinu nikdy nevyužijete. Skontrolujte, či môžete do jednej z týchto zásuviek vložiť všetky náklady a výhody svojej spoločnosti. Ak nie, vytvorte si nový priečinok alebo účet hlavnej knihy sami.

08 Vytváranie vzťahov

Pre vašu správu je samozrejme dôležité vedieť, od koho ste dostali peniaze a od koho ste peniaze zaplatili. Z tohto dôvodu je potrebné vytvárať vzťahy. Urobíte to kliknutím na hornú časť Vzťahy a potom ďalej Pridať v ľavom paneli. Je to celkom jednoduché, týka sa to iba všetkých kontaktných údajov príslušného zákazníka alebo klienta.

09 Tvorba produktov

Predpokladajme, že vás teraz požiadame o vytvorenie faktúry. Potom pravdepodobne jednoducho zadáte, čo ste urobili a koľko to stojí. To je rovnaké v digitálnom účtovníctve, až na to, že účtovný balík chce vedieť, kde sa musí z konkrétneho produktu alebo služby účtovať suma. Na to vytvárate produkty. kliknite na Fakturácia a potom pod Produkty a služby na Pridať. Teraz musíte zadať kód služby alebo produktu (môžete si to myslieť sami) a popis (napríklad: DVD). Potom si jednu vyberiete Jednotka, v našom prípade Kus. Ak potrebujete jednotku (napr Slovo ak píšete články a dostávate platby za slovo) zatiaľ neexistuje, môžete ich vytvoriť pod nadpisom Jednotky doľava. Ak je to možné, zadajte nákupnú cenu a predajnú cenu bez DPH. Vyberte sadzbu DPH a okamžite sa zobrazí predajná cena s DPH. Včela Počítadlo vyberiete, do ktorej „zásuvky“ tento výrobok patrí. Môže to byť veľmi všeobecné (obrat skupiny 1) alebo veľmi konkrétne (DVD). Aj keď najskôr musíte mať vytvorený účet hlavnej knihy pre DVD. Šikovné teraz je: DPH sa automaticky umiestni do „zásuvky“, aby sa mala zaplatiť.

10 Zasielanie faktúr

Preto využívate produkty, ktoré vytvoríte počas fakturácie. Kliknite na ponuku v hornej časti Fakturácia a potom ďalej Pridať. Vyberte vzťah a vyplňte príslušné informácie. Potom kliknite na Pridajte produkt / službu. Keď teraz kliknete do horného poľa, môžete pridať jeden z nakonfigurovaných produktov. Teraz môžete okamžite zistiť, prečo je to užitočné, všetky príslušné informácie sa zadajú okamžite (je však možné ich zmeniť, ak sa napríklad líši cena). Týmto spôsobom pridáte riadok pre každý produkt alebo službu. Po dokončení si faktúru uložte a môžete ju odoslať. e-Boekouden.nl k tomu ponúka všetky druhy šablón.

11 Zadávanie účtov / príjmových dokladov

Okrem príjmu máte aj výdavky. Môžete si ho rezervovať kliknutím na kartu na webe Účtovníctvo a potom ďalej Faktúry. Včela Typ rezervácie vyberáš si Prijatá faktúra. Vyberte obchodného partnera a vyplňte údaje na faktúre (vrátane správneho offsetového účtu). V prípade potreby kliknite na Pridávanie súborov ak chcete nahrať faktúru. Pre účtenky nie je vhodné používať vzťahy, koniec koncov, niekedy si v kníhkupectve kúpite niečo, čo nie je okamžite vzťahom. Potvrdenia navyše nemajú číslo faktúry. V takom prípade kliknite na ikonu Výpis / príjmové doklady v ľavom paneli. Vyberiete si typ rezervácie Míňajte peniaze a s Účet označíte, z ktorého účtu ste to urobili. Teraz tiež vidíte: ak máte viac bankových účtov, je užitočné vytvoriť aj pre tento účel viac účtov hlavnej knihy. kliknite na Uložiť na vybavenie dokladu. Keď si stiahnete aplikáciu e-Boekouden.nl, môžete tiež priamo naskenovať potvrdenky a nahrať ich zo svojho smartphonu.

12 Import transakcií

Odoslané a prijaté faktúry ste vložili do svojej digitálnej správy. Teraz je dôležité prepojiť ich so skutočnými mutáciami na vašom bankovom účte. Dôvodom je vaša rovnováha, ktorá, ako hovorí názov, hovorí za všetko, musí byť v rovnováhe. Za každú zaslanú desaťeurovú faktúru musí byť platba desať eur a za každých päť eur, ktoré miniete, musí byť päťeurový doklad. Preto sa chystáte rezervovať tieto veci navzájom. Najjednoduchším spôsobom je exportovať bankové výpisy zo stránok svojej banky (každá banka vysvetľuje postup) a potom kliknúť Import pod nadpisom Zadajte (tab Účtovníctvo). Nahrajte súbor, vyberte bankový účet, ktorý je s ním spojený, a kliknite na ikonu Ďalej. Po spracovaní súboru kliknite na ikonu Prejdite na nespracované riadky výpisu. Tam uvidíte všetky zmeny na vašom bankovom účte, ktoré ešte nie sú prepojené, napríklad faktúry. Pre každú mutáciu môžete teraz presne určiť, ktorá časť ktorej patrí. Napríklad pre každý náklad a všetky príjmy je vystavená faktúra a / alebo príjmový doklad.

Odkazy

V zásade môžete robiť všetko vo svojom účtovníckom balíku ručne, ale v časti Správa máte tiež možnosť vytvoriť všetky druhy odkazov. Napríklad môžete najskôr vytvoriť prepojenie so svojím účtovníkom, aby mal prístup k vašej správe a použiť ju na odoslanie vášho vyhlásenia, ale môžete tiež vytvoriť prepojenie so svojou bankou, aby ste nemuseli ručne importovať a exportovať vaše transakcie zakaždým. Tu nájdete aj odkaz na váš internetový obchod, aby ste mohli automaticky zadávať faktúry objednávok do vášho digitálneho účtovníctva. Nie je to veľmi ťažké a na stránke podpory nájdete rozsiahle vysvetlenie toho, ako to celé funguje. Preto vám odporúčame, aby ste ich absolútne preskúmali.