Sledovanie všetkých potvrdení a listov, ktoré prichádzajú, je dosť práca. Často sa všetko končí veľkou hromadou. Nehovoriac o všetkých tých fotkách ukrytých hlboko v podkroví. Čas na jesenné upratovanie: toho papiera sa zbavte! Pomôžeme vám vniesť do chaosu poriadok digitalizáciou účteniek, listov a fotografií.
Tip 01: Čo digitalizovať?
Skôr ako začneme, určíte presne, čo chcete digitalizovať. Dobrým počiatočným krokom je napríklad uloženie príjmových dokladov a faktúr: chcete si ich ponechať niekoľko rokov, aby ste na ne mali stále záruku, ale ich fyzické uloženie na niekoľko rokov môže byť ťažké: môžete ich ľahko stratiť ich. Môžete tiež digitalizovať svoje písmená. Je potrebné uchovávať dôležité listy a papiere, ale tiež nie je dobré uchovávať všetko na hromade. A ak tieto dokumenty naskenujete, môžete tiež oveľa ľahšie vyhľadávať texty. A chcete tiež digitalizovať svoje fotografie? Ak máte vo fotoknihách veľa starých fotografií, môže byť pekné mať ich digitálne, aby ste ich mohli zdieľať s ostatnými a zostavovať nové fotoknihy. To isté platí aj o negatívach, budeme s nimi tiež pracovať. Najviac práce bude digitalizácia fotografií.
Len čo určíte, čo chcete digitalizovať, najskôr roztriedte všetky komíny: triedte všetko a okamžite zahoďte nedôležité papiere.
Najjednoduchší spôsob, ako digitalizovať potvrdenky, je smartphoneTip 02: Príjmy
Najjednoduchší spôsob skenovania potvrdeniek je pomocou inteligentného telefónu. Takto môžete naskenovať potvrdenku ihneď po zakúpení, aby ste ju nezabudli a aby bola trvale uložená. Existuje veľa aplikácií na skenovanie potvrdeniek: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, aplikácia Apple Notes a ďalšie. Môžete samozrejme iba odfotiť účtenku, ale výhodou takejto aplikácie na skenovanie (pozri tip 5) je, že vyrezáva účtenku a zobrazuje ju o niečo lepšie. Potvrdenka sa potom uloží aj ako PDF, ktoré je vhodnejšie pre dokumenty ako napríklad jpg alebo png. Dôležitým problémom pri príjmových dokladoch je, či je stále potrebné uchovať si originál. Bohužiaľ to nie je vždy jasné. Existuje veľká šanca, že obchod nie je zložitý, ale obchod by to mohol urobiť. Týka sa to hlavne účteniek bez jedinečného sériového čísla, pretože potom nie je možné určiť, či ste si ich tam kúpili alebo nie. V zásade nemusíte doklady s takýmto jedinečným sériovým číslom uchovávať na papieri. Pre istotu sa informujte v obchode!
Tip 03: Písmená
Digitalizácia písmen je najlepšia pomocou skenera, pretože so smartfónom máte rýchlo problémy s čitateľnosťou. So skenerom to zaberie viac práce, ale veľkou výhodou je, že veľa skenerov má softvér ocr na rozpoznávanie textov, viď tip 6. Ak máte skener typu všetko v jednom alebo samostatný skener, môžete ho samozrejme použiť. Ak ešte žiadny nemáte a hľadáte skener, môžete sa pozrieť napríklad na Fujitsu ScanSnap. Funguje rýchlo a je malý a prenosný, takže ho môžete umiestniť kamkoľvek.
Mnoho moderných skenerov má integráciu so službami cloudového úložiska, takže môžete skenovať priamo do cloudu aj bez kábla. Potom synchronizujete svoje súbory na počítači a môžete s nimi pokračovať v práci.
Tip 04: Fotografie
U fotografií je oveľa dôležitejšia kvalita digitálnej verzie. Fotografie môžete skenovať pomocou svojho smartfónu, napríklad pomocou aplikácie Google FotoScan, pozri tip 5. Kvalita a flexibilita nastavení je však pri skutočnom skeneri často lepšia. Ak chcete digitalizovať negatívy, existujú na to špeciálne skenery. Môžete sa tiež pozrieť na aplikáciu ako FilmLab. Táto aplikácia sľubuje prevedenie negatívov na nádherné fotografie, ale v čase písania článku ešte nie je k dispozícii žiadna verejná testovacia verzia.
Tip 05: Aplikácie
Najprv začneme so smartfónom. Na digitalizáciu príjmových dokladov môžete vo svojom smartfóne použiť aplikáciu Office Lens. Nájdete ho cez obchod s aplikáciami pre Android a iOS. Po inštalácii začnite aplikáciu a klepnite na Povoliť prístup aby ste aplikácii povolili prístup k vašim fotografiám. Poskytnite aplikácii tiež prístup k fotoaparátu. Potom je potrebné zvoliť typ dokumentu: príjmové doklady sú najlepšou voľbou Dokument. Zaistite, aby bol účtenka dobre viditeľná, a stlačením červeného tlačidla urobte fotografiu. Potom môžete príjem orezať. Klepnite na Pripravený keď skončíte, a vyberte, kam chcete dokument uložiť. To je možné vykonať lokálne alebo v cloude Microsoft (OneDrive alebo OneNote).
Na digitalizáciu fotografií pomocou aplikácie môžete použiť Google FotoScan. Je k dispozícii pre Android a iOS. Ak chcete začať s aplikáciou, jednoducho podržte fotografie pred fotoaparátom a stlačte v aplikácii tlačidlo skenovania. FotoScan sa bude automaticky otáčať, orezávať a pokúšať sa optimalizovať farby. Musíte iba odfotiť obrázok a zvyšok sa stane sám. Fotografie môžete uložiť do svojho obľúbeného cloudového úložiska.
Softvér Ocr dokáže rozpoznať texty z vašich naskenovaných písmenTip 06: Skenujte
Ak chcete lepšiu kvalitu alebo napríklad rýchlu digitalizáciu písmen, je lepšie použiť skener. Špeciálne pre písmená je užitočný softvér ocr, softvér, ktorý sa štandardne dodáva s množstvom skenerov. Ocr znamená optické rozpoznávanie znakov alebo optické rozpoznávanie znakov. Týmto sa obrázok prevedie na text. Bezplatným programom, ktorý to dokáže, je FreeOCR pre Windows. Posledná aktualizácia bola bohužiaľ vykonaná v roku 2015. FreeOCR si môžete stiahnuť tu. Nainštalujte a otvorte program. Kliknite hore Otvorte PDF otvorte súbor PDF alebo kliknite na ikonu Otvorené otvorí obrázok (napríklad ak ste písmeno uložili ako súbor jpg). Kliknite pravým tlačidlom myši na Jazyk OCR na ihla a potom kliknite na ikonu OCRtlačidlo na prevod obrázka na text. Výsledok sa môže veľmi líšiť od jedného dokumentu k druhému. Ak je výsledok dosť dobrý, môžete ho napríklad vedľa skenovania uložiť osobitne ako súbor txt. Pre optimálne výsledky: nezabudnite skenovať v najvyššom možnom rozlíšení (pozri tip 7), uvedomte si však, že potom je možné využiť veľa úložného priestoru.
Tip 07: NAPS2
Softvér na skenovanie dodávajú všetci výrobcovia skenerov. Ak sa vám nepáčia alebo vám chýbajú funkcie, môžete sa pozrieť na NAPS2. Má tiež zabudovaný ocr. Tu si môžete stiahnuť NAPS2. Otvorte súbor a dokončite postup inštalácie podľa sprievodcu (predvolené nastavenia sú v poriadku). Potom spustite program cez ponuku Štart. Ak chcete skenovať, kliknite na tlačidlo skenovania. Zadajte názov skenera Meno obrazovky a kliknite na Vyberte zariadenie. V zozname vyberte svoje zariadenie a kliknite na ikonu Ok. Vyberte si na Formát stránky pred A4 a pre Rozhodnutie zvoľte dpi (pozri tip 8). kliknite na Ok. Potom sa naskenuje. Potom môžete umiestniť ďalšiu stránku pod a znova Skenovať stlačiť. Stránka sa zobrazí v okne prehľadu. Ak kliknete na PDF, zlúčite všetky naskenované dokumenty do jedného dokumentu PDF. Dvojitým kliknutím na naskenovaný dokument ho môžete upraviť, napríklad otočiť alebo orezať. Ak chcete použiť ocr v NAPS2, kliknite na OCR. Potom kliknite na Holandsky v zozname kliknite na začiarkavacie políčko a kliknite na Stiahnuť. Po stiahnutí začiarknite túto možnosť Umožnite prehľadávanie súborov PDF pomocou OCR a kliknite na Ok. Uistite sa, že aj to Jazyk OCR na Holandsky štát. Ak potom uložíte dokumenty ako PDF a v aplikácii Adobe stlačte kombináciu klávesov Ctrl + F a vyhľadáte výraz, bude nájdený, ak bude príkaz ocr úspešný.
Tip 08: DPI
Rozlíšenie skenov sa zobrazuje v dpi: bodov na palec. To určuje rozlíšenie a tým aj kvalitu vášho obrázka. Čím vyššie dpi, tým vyššia kvalita, ale tiež tým dlhšie trvá, kým je skener pripravený, a tým viac úložného priestoru skenovanie trvá. Takže: príliš vysoká a musíte dlho čakať a váš úložný priestor je tak vyčerpaný, príliš nízky a váš naskenovaný dokument je festivalovým festivalom. Všeobecne platí, že pre listy a faktúry je rozlíšenie 300 dobrou rovnováhou medzi kvalitou a rýchlosťou. U fotografií rýchlo chcete dosiahnuť rozlíšenie 600 dpi alebo vyššie. Vegetatívne alebo skutočne malé fotografie, ktoré chcete zobraziť väčšie, jednoducho urobte so skenerom maximálne dpi.
Digitálne poznámky
Stále niečo robíme na papieri, robíme si poznámky. Zdá sa, že sa od toho nedostanete. Čoraz viac notebookov má dotykové obrazovky a pomocou digitálneho pera si môžete ľahko robiť poznámky vo svojej obľúbenej aplikácii, napríklad OneNote alebo Evernote. Bude si treba trochu zvykať, písať takým digitálnym perom. Najlepšie výsledky dosiahnete - ak si chcete kúpiť nový notebook - vyberte si notebook s podporou Windows Ink, ktorý je vhodný najmä na používanie digitálneho pera. Ak skutočne nemôžete žiť bez svojich papierov, môžete si pozrieť aj zošit typu lifecribe, napríklad od spoločnosti Moleskine. Navonok by ste nepovedali, že ide o digitálnu vec: je to len analógový papier s perom. Stále však môžete robiť poznámky na papier a potom ich stlačením jedného tlačidla preniesť do tabletu alebo smartphonu. Tam môžete jednoducho upraviť svoje poznámky ako text a vykonať úpravy. Inteligentná súprava na písanie Moleskine bohužiaľ stojí okolo 230 eur.
Tip 09: Pomenovanie
Po naskenovaní potvrdenky alebo listu zjavne nechcete, aby ste ich jednoducho hodili do priečinka a už ich nikdy nenašli. Súbory musíte správne usporiadať v počítači alebo notebooku. Ak synchronizujete svoje súbory s obľúbenou cloudovou službou, môžete ich tiež pridávať a prezerať zo smartphonu. Venujte pozornosť bezpečnosti cloudovej služby, vždy používajte silné heslo a povoľte dvojfaktorovú autentifikáciu.
Logická štruktúra priečinkov závisí od toho, čo sa vám páči. Napríklad štruktúra je pre písmená rok / mesiac (a voliteľne / deň), takže v priečinku 2017 získate všetky mesiace. Tip: Dajte týmto mesiacom číslo, aby sa zobrazili v poriadku vo vašej štruktúre priečinkov, a ak je to potrebné, pridajte rok znova, aby ste mali prehľad. Ak máte veľa súborov, budete dostávať všetky dni v priečinku 1. januára. Potom ide o premenovanie súboru a jeho umiestnenie do logickej štruktúry priečinkov. Premenovanie je tiež niečo, čomu by ste mali venovať pozornosť: svojim súborom dávajte jednotný názov. Ak zameniteľne používate viac typov mien, vaše súbory bude rýchlo ťažké nájsť. Myslite na to vopred: meniť to potom je veľa práce. Štandardnou konvenciou pomenovania môže byť pre listy písmeno company_subject.pdf alebo purchase_date_model_no_device_type.pdf.
Najlepší formát súboru závisí od vašich požiadaviek a schopností Tip 10: Typ súboru
Napríklad pri ukladaní súborov môžete v skenovacom softvéri zvoliť rôzne typy súborov. Najlepší formát súboru závisí od vašich požiadaviek a schopností. Ak máte veľa úložného priestoru, môžete pre svoje fotografie zvoliť tiff. Tým sa zachová kvalita, pretože tiff neaplikuje kompresiu. Pre písmená je vhodný iba jeden formát: pdf. Príjemné na pdf je, že dokument môže obsahovať viac stránok a že formát podporuje ocr pre ľahké prehľadávanie súborov. Na potvrdenia môžete použiť pdf alebo niečo ako jpeg alebo png. Upozorňujeme, že súbor jpeg používa veľkú kompresiu, ktorá môže spôsobiť zlú kvalitu. Preto vždy vyskúšajte, či sú vaše súbory stále čitateľné.
Tip 11: Archivácia
Ak chcete súbory archivovať a uchovať ich po dlhšiu dobu, je najlepšie ich uložiť na niekoľkých miestach, aby ste si ich vytvorili zálohu. Naše skúsenosti ukazujú, že je užitočné uložiť celé roky alebo štvrťroky napálením na DVD alebo vložením na externý pevný disk, ktorý k počítaču pripojíte, až keď budete potrebovať súbory. Kópia NAS je samozrejme vždy dobrým riešením. Mimochodom, uvedomte si, že DVD nevydrží večne a že sa môže rozbiť aj externý pevný disk. Ak sa naozaj chcete ubezpečiť, že vaše dáta sú zachované, môžete sa pozrieť na M-Disky. Jedná sa o špeciálny disk podobný DVD, ktorý má vydržať tisíc rokov. Potrebujete na to špeciálnu napaľovačku, ale po vypálení môžete disk M-Disc použiť v ktorejkoľvek čítačke DVD. Môžeme si však predstaviť, že si myslíte, že je to už príliš veľa. Môžete sa tiež rozhodnúť uložiť svoje súbory do cloudu, odporúčame vám to robiť bezpečne!
Tip 12: Zálohy
Ak naskenujete všetky svoje dokumenty a uložíte ich digitálne, chcete si byť istí, že sú dokumenty správne uložené. Je dôležité robiť zálohy. To sa dá urobiť rôznymi spôsobmi. Najjednoduchším spôsobom je použiť zabudovanú funkciu zálohovania systému Windows. Preto choďte do aplikácie nastavenie vo Windows 10 a potom na Aktualizácia a zabezpečenie / zálohovanie. kliknite na Pridajte stanicu a vyberte (externú) jednotku zo zoznamu. Potom kliknite na Viac možností. Uistite sa, že s Tieto priečinky zálohujte priečinok s vašimi dokumentmi. Ak nie, pridajte si ho sami pomocou tlačidla Pridajte priečinok. V prípade potreby kliknite na Zálohujte teraz okamžite zálohovať.
Tip 13: Doplnky programu Windows Explorer
Pravdepodobne svoje dokumenty spravujete pomocou programu Windows Explorer. Bohužiaľ to nie je také výkonné, ale s nejakým softvérom navyše môžete urobiť trochu viac. Napríklad pomocou nástroja Folder Ico môžete v prehľadávači usporiadať priečinky podľa farieb a kategórií, aby ste získali lepší prehľad. Tento doplnok bohužiaľ stojí trochu: 10 dolárov (cca 8,85 €) na počítač. Nástroj Clover poskytuje vášmu prieskumníkovi karty podobné prehliadaču Chrome. Šikovný je aj Veštec. Ak v systéme macOS vyberiete súbor a stlačíte medzerník, môžete si ho rýchlo prezrieť. Vďaka funkcii Seer táto funkcia prichádza aj na prieskumníka. Takto môžete prehľadávať všetky svoje súbory oveľa rýchlejšie. Okno ukážky Prieskumníka Windows nefunguje skvele a vždy zaberie veľa miesta.
Pomocou aplikácie Seer môžete oveľa rýchlejšie prechádzať ukážky svojich súborov Tip 14: XYPlorer
Prieskumník má bohužiaľ veľmi obmedzené možnosti efektívnej správy vašich listov a potvrdení. Okrem doplnkov ako v predchádzajúcom tipe si môžete pozrieť aj alternatívy, napríklad XYPlorer. Pomocou tohto programu máte možnosť umiestniť súbory do farebnej kategórie a označiť všetky súbory (program Prieskumník Windows môže označiť iba určité formáty súborov). Môžete tiež vytvoriť virtuálne zbierky, uložiť výsledky vyhľadávania a pomôcť vám s opakovanými úlohami. Tento program stojí 40 dolárov, čo je v prepočte približne 34 eur. Ďalšou možnosťou je Directory Opus 12, pomocou ktorého môžete tiež označovať a kategorizovať podľa farieb. Directory Opus má bezplatnú verziu s obmedzenými funkciami.
Tip 15: PDF a Word
Naskenované dokumenty PDF môžete otvárať pomocou moderných verzií programu Word, potom Word automaticky použije ocr a okamžite ich premení na naskenovaný dokument. Kvalita výsledku sa líši podľa dokumentu. Používame Word 2016 s aktualizáciami z júla 2017. Otvorte Word a kliknite na Otvoriť ďalšie dokumenty v dolnej časti. kliknite na Listy a teraz prejdite na dokument PDF, ktorý chcete previesť do súboru Word, a kliknite na Na otvorenie. Zobrazí sa správa, že sa dokument prevádza, a že výsledky sa môžu líšiť: najmä pri mnohých obrázkoch v liste alebo potvrdenke bude výsledok sklamaním. kliknite na Ok a chvíľu počkajte, kým sa dokončí konverzia. Potom uvidíte výsledok. Ideálne je uložiť súbor docx aj PDF, aby ste mali vždy originál.
Tip 16: Správa dokumentov
Ak to s digitalizáciou vašich príjmových dokladov a hlavne listov chcete naozaj brať vážne, môžete sa pozrieť na systém správy dokumentov (DMS). To vám umožní systematicky ukladať vaše dokumenty, pripájať k nim poznámky a ľahko ich vyhľadávať a triediť. Bezplatným a dobrým DMS je mayský EDMS. Na to potrebujete server s Dockerom. Docker je k dispozícii na mnohých zariadeniach NAS, ale dá sa nainštalovať aj na Windows alebo macOS. Prečítajte si, ako to dosiahnuť.
