Ako

Pracujete z domu? Takto funguje Microsoft Teams

Mnoho spoločností spolupracuje s Microsoftom: dokument Wordu pre tento článok na intranete, vytvorenie tejto prezentácie v PowerPointe a vzájomné odoslanie správy cez Skype. Zatiaľ čo veľa spoločností používalo popri svojej práci Slack alebo Trello, v súčasnosti sa čoraz viac využíva Microsoft Teams. To je to, čo to znamená, a to, čo vám prospieva pri práci so svojimi kolegami.

Microsoft Teams je odpoveďou spoločnosti Microsoft na prácu na diaľku. Stručne povedané, je to druh virtuálnej konferenčnej miestnosti, kde môžu kolegovia konzultovať, uskutočňovať videohovory a ďalšie. Je možné vytvoriť skupiny, aby ste sa mohli poradiť napríklad s celým účtovným oddelením alebo iba s tímom, ktorý sa zaoberá vyplácaním miezd. Excel so všetkými zamestnancami a platmi je ľahko zdieľaný prostredníctvom Microsoft Teams, čo znamená, že ľudia dostávajú do svojej poštovej schránky menej e-mailov a menej času sa venujú všetkým nepísaným pravidlám spojeným s e-mailovou korešpondenciou.

Microsoft Teams: viac ako chatovací program

Microsoft Teams nie je „chatovací program“, kam môžete posielať dokumenty: je to nástroj na spoluprácu. Dokumenty Microsoft je možné otvoriť v prehliadači rovnako ako dokumenty Google a môžu ich upravovať v reálnom čase všetci ľudia, s ktorými je dokument zdieľaný (a ktorí majú práva na úpravy). To znamená, že súbory a verzie sa nemusia posielať nepretržite tam a späť, pretože každý má vždy po ruke najnovšiu verziu. To zase šetrí otázky o verziách a zodpovednosť, ktorú musí niekto znášať, aby mohol sledovať všetky tieto verzie a posielať ich ďalej.

Veľmi preto stimuluje prácu z domu a pôsobí proti tvorbe sila. Koniec koncov, existuje viac spolupráce, pretože je ľahšie pracovať s viacerými ľuďmi súčasne v jednom dokumente. Práca z domu je jednoduchá, pretože všetko, čo potrebujete, môžete vložiť do väčšiny kancelárskych úloh v aplikácii Teams. Môžete len volať, videohovorovať, chatovať, zdieľať dokumenty, prezerať si kalendár, prezerať upozornenia a aktivity a môžete pridávať osobné aplikácie.

Konektory

Okrem toho je možné nadviazať spojenie napríklad s Mailchimpom na zasielanie bulletinov alebo s Salesforce na sledovanie zmlúv a zákazníkov. Tieto pripojenia, nazývané konektory, môžu prijímať informácie z ekosystému Microsoft. Teraz sú možné desiatky týchto integrácií, takže nie je prekvapením, že Microsoft Teams nie je vždy zadarmo. V zásade je to zadarmo, ale ak chcete využívať aj viac produktov Office 365, rýchlo sa to zvýši na mesačnú cenu v rozmedzí od 6 do 12 eur mesačne.

Ak však toho veľa nepotrebujete, s tímom Microsoft Teams pravdepodobne veľa získate pomocou bezplatného účtu: môžete ho zadarmo používať až pre 300 ľudí, môžete posielať neobmedzené správy a hľadať, dokonca aj videohovory ťa nebude stáť nič. Ak chcete niečo uložiť, na tím je 10 GB úložiska.

Možno si teraz myslíte: že Microsoft Teams je určený iba pre spoločnosti. To nie je potrebné. Môžete ho tiež použiť v skupinách priateľov alebo veľkých rodinách, napríklad na zdieľanie fotografií a potvrdení počas cesty. Účastníci však na to musia mať účet Microsoft. Je to zadarmo, ale môže to znamenať ďalšie heslo, ktoré si musíte pamätať, a ďalší účet, na ktorý si treba dávať pozor. Ak chcete napríklad použiť Microsoft Teams pre svoje samostatne zárobkovo činné osoby, všimnete si, že od neho nedostávate to, čo potrebujete. Ako už názov napovedá, je to skutočne uzol pre tímy, takže skupiny ľudí.

Microsoft Outlook

Jediné, čo nám v rámci tímov chýba, je integrácia Outlooku. Na jednej strane má tímy zabezpečiť, aby ste v Outlooku strávili menej času, ale nakoniec - bez ohľadu na to, ako dobre sa tímy používajú - e-maily vždy budú prichádzať napríklad od externých osôb a súkromných osôb. Stále si teda musíte ponechať ten starý dobrý Outlook, aj keď variant webového prehliadača by v Teams nevyzeral nepatrične.

Tým, čo robí tímy zaujímavými pre spoločnosti, je tiež to, že prichádza so zabezpečením, na ktoré sú od spoločnosti Microsoft zvyknutí. Má dvojfaktorovú autentizáciu a dáta sú šifrované, rovnako ako zvyšok Office 365. Skype bude čoraz viac miznúť v pozadí, pretože Microsoft chce, aby všetci prešli na Teams, čo je oveľa integrovanejšie riešenie. Nebojte sa, spoločnosti majú čas na prechod na Microsoft Teams do 31. júla 2021.

Microsoft Teams má určite primeraný monopol na spoluprácu pre veľké spoločnosti, aj keď určite existuje aj iná príležitosť. Mnoho ľudí už používa Slack, najväčšieho konkurenta tímov. Zaujíma vás, aký je rozdiel medzi Microsoft Teams a Slack? Tu sme umiestnili dva nástroje na spoluprácu vedľa seba.