Ako

13 tipov na usporiadanie pracovných hárkov v programe Excel

Pracovný list v programe Excel môže obsahovať tisíce stĺpcov a viac ako milión riadkov. Táto výhoda je tiež nevýhodou, pretože ak na jednom pracovnom hárku spojíte veľa údajov, rýchlo sa z nich stane neprehľadný neporiadok. Na spracovanie všetkých druhov údajov, vzorcov a grafov je lepšie používať v jednom súbore samostatné pracovné listy.

Tip 01: Pomenovanie

Každý zošit v programe Excel pozostáva z jedného alebo viacerých pracovných hárkov. Pri práci s veľkým množstvom údajov je najlepšie uchovávať ich v rôznych pracovných hárkoch toho istého zošita. Takto budete mať všetky údaje pohromade, zatiaľ čo rôzne skupiny údajov sú stále zreteľne rozdelené. Ak vytvoríte niekoľko pracovných hárkov, Excel ich očísluje takto: Hárok 1, Hárok 2, Hárok 3, ... Ale aby ste ich mohli lepšie spravovať, je rozumnejšie dať im príznačný názov. Môžu to byť roky, mestá alebo mesiace, pokiaľ názov naznačuje, čo presne sa v pracovnom hárku nachádza. Pamätajte, že každý pracovný hárok musí mať jedinečný názov. Pravým tlačidlom myši kliknite na kartu hárka, ktorú chcete premenovať, a vyberte ju Premenovanie. Zadajte požadované meno a potom kliknite kamkoľvek mimo tabuľky. Môžete tiež dvakrát kliknúť na kartu listu a premenovať ju.

Zobraziť karty hárkov

Ak od niekoho dostanete súbor Excel, ale nevidíte žiadne karty pracovného hárka, táto možnosť je Zobraziť karty hárkov najpravdepodobnejšie zakázané pre tento dokument. Ísť do Súbor / Možnosti / Pokročilé. Skontrolujte pod Možnosti zobrazenia pre tento zošit alebo začiarkavacie políčko vedľa Zobraziť karty hárkov je umožnené.

Presunutie hárka v rovnakom zošite nie je také ľahké

Tip 02: Vložte hárok

Vedľa kariet pracovných listov nájdete tlačidlo so znamienkom plus. Toto je tlačidlo na vytvorenie nového pracovného hárka. Môžete tiež prejsť na kartu na páse s nástrojmi Štart ísť. Tam si vyberiete v skupine Bunky úloha Vložiť / Vložiť list. Ak chcete pracovný hárok odstrániť, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu hárka a vyberte možnosť odstrániť. Alebo znova prejdete na kartu Štart kde ty Odstrániť / Odstrániť hárok vyberte.

Predpokladajme, že už máte štyri pracovné hárky a chcete k nim pridať ďalšie tri nové, najrýchlejší spôsob, ako to urobiť, je stlačiť kláves Shift a zvoliť počet existujúcich kariet hárkov, ktoré potrebujete v dolnej časti hárka. Potom kliknite pravým tlačidlom myši na vybraté karty hárka a vyberte možnosť Vložte. Excel pridá vybratý počet pracovných hárkov naraz.

Tip 03: Kopírujte pracovné listy

Premiestnenie pracovnej dosky nie je také ľahké. Kliknite myšou na záložku hárok a potiahnite ikonu hárka na požadované miesto v rade kariet hárka. Môžete tiež skopírovať pracovný hárok. Ak to chcete urobiť, stlačte Ctrl a potom potiahnite kartu listu na správne miesto v rade kariet listu. V ikone listu sa zobrazí znamienko plus. Pred uvoľnením klávesu Ctrl uvoľnite tlačidlo myši, aby program Excel umiestnil kópiu vybratého hárka na dané miesto. Vo verzii programu MacOS pre program Excel musíte na vytvorenie kópie listu použiť kláves Alt a nie kláves Ctrl.

Tip 04: Do iného zošita

O presune a kopírovaní pracovných hárkov sme doteraz hovorili v rámci toho istého zošita. Pracovný list však môžete presunúť aj do iného zošita. Uistite sa, že sú obidva zošity otvorené. Pre zrozumiteľnosť pomenujeme zošit, z ktorého chceme skopírovať pracovný hárok, WorkbookSource.xlsx. Zavoláme pracovný zošit, do ktorého chceme vložiť pracovný list WorkbookTarget.xlsx. V WorkbookSource.xlsx kliknite pravým tlačidlom myši na kartu hárka, ktorú chcete skopírovať, a vyberte príkaz Presuňte alebo skopírujte. Otvorí sa malé okno, v ktorom môžete vybrať možnosť v poli To priečinok WorkbookTarget.xlsx vyberte. nižšie Krycí list určíte, na ktorú pozíciu má byť tento pracovný hárok umiestnený. V dolnej časti môžete určiť, či má program Excel vytvoriť kópiu vybratého hárka. Ak to nezačiarknete, program Excel nebude kopírovať pracovný hárok, ale presunie ho z jedného priečinka do druhého.

Stačí skontrolovať

Pri premiestňovaní hárka do iného zošita venujte pozornosť všetkým vzorcom, ktoré odkazujú na bunky v aktuálnom zošite. Pokiaľ sú vzorce tvorené údajmi z rovnakého hárka, nič sa nestalo. Ak sa však použijú vzorce odkazujúce na údaje v iných pracovných hárkoch, potom tieto vzorce po presunutí hárka už nie sú správne.

Ich zoskupením môžete použiť úpravy na niekoľko pracovných hárkov súčasne

Tip 05: Farby

Aby ste mali prehľadnosť, môžete záložkám poskytnúť nielen vhodný názov, ale aj farbu. Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu pracovného hárka a vyberte príslušnú možnosť Farba karty. Tým sa otvorí paleta s farbami motívu a predvolenými farbami. S možnosťou Viac farieb otvorí výber farieb systému Windows, kde môžete vybrať všetky možné farby. Ak má karta hárok mierny sklon k tejto farbe, znamená to, že je vybraný hárok. Kliknutím na kartu iného pracovného hárka zobrazíte skutočnú zmenu farby.

Tip 06: Skupinový

Úpravy môžete použiť na niekoľko pracovných hárkov naraz ich dočasným zoskupením. Ak chcete zoskupiť pracovné hárky, stlačte kláves Ctrl a postupne kliknite na jednotlivé karty hárkov. Keď potom naformátujete údaje buniek v konkrétnej farbe alebo písme na jednom hárku skupiny, rovnaké bunky v ostatných zoskupených pracovných hárkoch zdedia rovnaké formátovanie. Môžete tiež zadať údaje na jednej karte, potom sa rovnaké údaje zobrazia aj na ostatných kartách. Nezabudnite zoskupiť, inak budete naďalej upravovať údaje všetkých zoskupených pracovných hárkov bez toho, aby ste si to uvedomovali. Ak chcete skupinu zrušiť, kliknite pravým tlačidlom myši na jednu z kariet a vyberte Oddeliť listy.

Tip 07: Prepnite

Ak pracujete s veľkým počtom pracovných hárkov, všetky karty sa nemusia do okna programu Excel zmestiť všetky. V pracovných hárkoch môžete listovať rôznymi spôsobmi. V systéme Windows uvidíte tri vodorovné bodky na jednom alebo oboch koncoch panela úloh. Kliknutím na tri bodky prechádzajte kartami hárka v tomto smere. Môžete tiež použiť šípky doprava a doľava na paneli kariet. Ak kliknete na šípku doľava a súčasne držíte Ctrl, budete blikať na prvý hárok.

Skratky

Milovníci klávesových skratiek dávame ďalší trik na rýchle prepínanie medzi pracovnými listami. Klávesová skratka na výber nasledujúceho hárka je Ctrl + Page Down. Logicky je klávesová skratka na výber predchádzajúceho hárka potom Ctrl + Page Up. Na výber viacerých hárkov môžete tiež použiť klávesy Ctrl a Shift. Pracovnú metódu s Ctrl sme už vysvetlili v tipe 6. Kláves Shift umožňuje výber súvislého rozsahu hárkov pri kliknutí na prvú a poslednú kartu v rozsahu.

Tip 08: Extra miesto

Vo Windows je v dolnej časti okna Excelu posúvač, ktorý zaberá dosť miesta. Ak pracujete s mnohými pracovnými hárkami, dôjde vám málo miesta, aby ste videli všetky karty hárka. Potom je fajn vedieť, že panel s kartami môžete predĺžiť. Urobíte to tak, že kliknete kurzorom myši na tri zvislé body vľavo od posúvača. Potom posuňte tri bodky doprava, aby ste skracovali posúvač.

Pomocou jednoduchého triku je možné zobraziť niekoľko pracovných hárkov súčasne

Tip 09: Viac listov v okne

Pri práci s viacerými pracovnými hárkami sa na obrazovke zvyčajne zobrazuje iba jeden pracovný hárok. Ale pomocou jednoduchého triku je možné mať zobrazených viac pracovných hárkov súčasne. Ukazujeme to na pracovných listoch: Kodaň, Brusel, Amsterdam. Uistite sa, že je viditeľný prvý pracovný hárok (Kodaň), a prejdite na kartu cez pás s nástrojmi Socha. Kliknite na tlačidlo na tejto karte Nové okno. Týmto sa v rovnakom okne zobrazí ten istý pracovný hárok. V druhom okne kliknite na kartu Bruselský list, aby sa zobrazila. Pretože chcete zobraziť tretí pracovný hárok, použite tlačidlo Nové okno ešte raz. A v tomto treťom okne kliknite na kartu Amsterdamský hárok. Tretie okno spoznáte podľa označenia 3 za názvom súboru v záhlaví. Teraz môžete kombinovať tri otvorené okná kliknutím na pásik na karte Socha tlačidlo Všetky okná kliknúť. Zobrazí sa malé dialógové okno s otázkou, ako chcete skombinovať okná. Vyberte si Vedľa seba a potvrďte pomocou Ok. Všetky otvorené okná sú teraz prehľadne usporiadané vedľa seba a pod sebou.

Tip 10: Skryť

Chcete skryť určité pracovné listy? Čo môže. Pravým tlačidlom myši kliknite na kartu, ktorá by mala zmiznúť z pohľadu, a vyberte Skryť v kontextovej ponuke. Ak chcete skrytý pracovný hárok vrátiť na povrch, kliknite pravým tlačidlom myši na jednu z ďalších kariet a vyberte príkaz Viditeľné. Ak bolo skrytých niekoľko pracovných hárkov, Excel sa v rozbaľovacom okne opýta, ktorý pracovný hárok chcete zobraziť.

Tip 11: Zoznam listov

Tam, kde sme v tipe 7 diskutovali o tom, ako prepínať medzi rôznymi kartami, existuje ďalší spôsob, a to zoznam listov. Toto je zoznam všetkých viditeľných listov. Ako otvoríte zoznam hárkov? Pravým tlačidlom myši kliknite na tlačidlá navigácie na karte, to je zoznam dvoch navigačných šípok, ktoré sa zobrazujú vľavo dole na kartách hárka. Zobrazí sa zoznam pracovných hárkov zošita, kde môžete dvakrát kliknúť na názov hárka, ktorý chcete aktivovať.

Počet listov

Koľko pracovných hárkov zobrazuje program Excel, keď zakladáte nový zošit? To záleží na nastaveniach. Kliknite na pásku na karte Súbor. Potom vyberte ikonu možnosti. V okne Možnosti pre program Excel vyberiete v ľavom stĺpci Všeobecné a potom hľadáte v časti Keď sa vytvoria nové zošity úloha Počet listov, ktoré sa majú zaznamenať. Pomocou počítadla označte, koľko pracovných hárkov má nový zošit obsahovať.

Tip 12: Šablóna

Keď súbor Excel uložíte ako súbor .xltx, stane sa z neho šablóna. Týmto sa tiež zmenia všetky ostatné pracovné hárky tohto súboru na šablóny. Možný je aj opak. Šablónu môžete vložiť do existujúceho zošita ako nový pracovný hárok. Kliknite pravým tlačidlom myši na existujúcu kartu a vyberte príkaz Vložte. Otvorí sa okno, kde vyberiete, čo chcete vložiť. Odtiaľ môžete tiež vyhľadávať a vyberať online šablóny balíka Office. Takto vložená šablóna sa automaticky umiestni pred vybranú záložku hárok.

Tip 13: Chráňte

Pracovný list chránite, aby ste zabránili vy alebo niekomu inému v náhodnom vykonaní zmien. Ak to chcete urobiť, prejdite na kartu na páse s nástrojmi Skontrolovať a vyberte v skupine Zabezpečiť pred Chráňte plachtu. Vo vyskakovacom okne môžete určiť, čo má používateľ povolené. Ak v ňom užívateľ nesmie nič robiť, odstráňte všetky začiarknutia. Potom zadajte heslo, aby ste zabránili odstráneniu zabezpečenia cez noc. Na potvrdenie Excel požiada o zopakovanie hesla.