Ako

Takto vytvoríte užitočné zoznamy adries v programe Word

Nepochybne budú dni, keď nebudete posielať štyristo listov, pričom všetky musia byť opatrené osobným pozdravom a ďalšími osobnými údajmi. Presne z tohto dôvodu existuje veľká šanca, že nie ste oboznámení s funkciou zoznamov elektronických adries v programe Word a že strávite hodiny nad niečím, čo je možné za pár minút (a je tiež menej náchylné na chyby). Pomôžeme vám ušetriť tento čas.

1 Čo sú to adresáre?

Zoznamy adries je funkcia v rámci Wordu, ktorá umožňuje importovať údaje napríklad z dokumentu programu Excel. Predpokladajme, že máte dokument programu Excel obsahujúci údaje 25 osôb, Word použije na vytvorenie 25 dokumentov obsahujúcich tieto údaje funkciu Poštové zásielky. Zvyšok dokumentu doplníte štandardnými informáciami, ktoré sú pre každý dokument a každé písmeno rovnaké. Takže môžete generovať osobné listy veľmi rýchlo, zatiaľ čo prácu musíte vykonať iba raz. Prečítajte si tiež: Skutočný odborník na Word v 12 krokoch.

2 Zamyslite sa na chvíľu

Znie to trochu nemotorne, ale pozastavenie je jedným z najužitočnejších krokov v tomto workshope. Nič nie je nepríjemnejšie ako to, že máte všetko v džbánoch a džbánoch, a potom zistíte, že musíte upraviť dokument programu Excel, pretože ste na niečo zabudli. Popremýšľajte, čo chcete v dokumente Wordu. Pre ilustráciu posielame pozvanie na svadbu. Najskôr potrebujeme meno a adresu pre adresovanie a osobný pozdrav, ale chceli by sme tiež priradiť čísla tabuliek k večeri. Je tu 200 hostí, takže si viete predstaviť, že by to bola obrovská práca manuálne. To je jednoduché pomocou konferencie.

3 Vytvorte dokument programu Word

Teraz, keď máte základnú predstavu o tom, čo chcete do dokumentu vložiť (v našom prípade list), je čas to skutočne vypracovať. Spustite program Word a vytvorte nový dokument pomocou Spis / Nový / Prázdny dokument. Môžete tiež jednoducho zvoliť použitie šablóny, ktorá však nebude mať vplyv na konečný výsledok. Potom vytvorte dokument alebo napíšte list, ktorý chcete nakoniec poslať. Vyplňte tento list vrátane pozdravu a adresy v pravom hornom rohu (ak je to vhodné) a v našom prípade: pridelenie čísel tabuľky. Údaje, ktoré chcete mať na chvíľu automaticky vyplnené, urobte tučné, potom na ne neskôr nezabudnete. Vyplnením listu máte konkrétny prehľad o tom, či ste na niečo zabudli. Skontrolujte dokument a ak je to potrebné, dajte ho skontrolovať iným zainteresovaným stranám (váš partner, kolega atď.), Či ste na nič nezabudli. Uložte dokument.

4 Vytvorte dokument programu Excel

Potom vytvoríte dokument Excel. Samozrejme, že vám ušetrí čas, ak už máte všetky mená a adresy v programe Excel, takže budete musieť pridať iba chýbajúce prvky. kliknite na Súbor / Nový / Prázdny zošit vytvoriť nový dokument. Šablóny nie sú v tomto prípade žiaduce, bude to iba mätúce, udržiavajte ich čo naj holšie a najjednoduchšie. Je dôležité vedieť, že stĺpce v programe Excel slúžia ako predmety (tj. Meno, adresa, číslo tabuľky atď.) A riadky slúžia ako súhrn všetkých týchto údajov, to znamená, že v našom prípade je každý riadok iný. osoba.

5 Vyplňte dokument programu Excel

Teraz môžete vyplniť dokument programu Excel. V našom prípade umiestnime do prvého riadku dokumentu tieto nadpisy: Meno, Priezvisko, Adresa, PSČ, Mesto a Číslo tabuľky. Keď to urobíte, zablokujte horný riadok v dokumente kliknutím na kartu Socha v stužke a potom ďalej Blokovať / Blokovať horný riadok. To je šikovné; napríklad pri dlhých dokumentoch môžete pri posúvaní nadol vidieť, v ktorom stĺpci opäť pracujete. Potom vyplníte dokument ďalej: takže na každom riadku každého informácie, ktoré sa týkajú nadpisov (v našom prípade meno, priezvisko atď.). Ak chcete dokumenty poslať e-mailom, potrebujete aj nadpis e-mailovej adresy.

Dbajte na správne vlastnosti buniek

Ak v dokumente programu Excel, pomocou ktorého chcete generovať dokumenty v programe Word, použijete iba text, nemusíte sa obávať vlastností bunky. Ak ale chcete spomenúť napríklad aj čiastky v konečnom dokumente, potom sú dôležité vlastnosti buniek. Vďaka vlastnostiam bunky poviete programu Excel, aký je obsah bunky. Pretože môžeme ľahko vidieť rozdiel medzi sumou, dátumom alebo číslom domu, Excel to nedokáže. Ak chcete programu Excel povedať, čo presne predstavuje obsah bunky, kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a vyberte príkaz Vlastnosti buniek. V okne, ktoré sa zobrazí, vľavo môžete zvoliť, aký druh obsahu bunka obsahuje, a vpravo to môžete ďalej nakonfigurovať (napríklad zadaním počtu čísel, ktoré sa majú zobraziť za desatinnou čiarkou).

6 Sprievodca hromadnou korešpondenciou

Váš dokument Word je vo výstavbe a všetky adresy a ďalšie informácie boli zadané v dokumente programu Excel. Word dokáže s informáciami z Excelu veľa, ale potom musí program samozrejme najskôr vedieť, ktorého dokumentu sa týka a čo konkrétne s ním má robiť. Tento odkaz môžete ľahko vytvoriť pomocou sprievodcu v programe Word. Uistite sa, že máte dokument v programe Word, do ktorého chcete vložiť údaje, otvorený a kliknite Poštové zásielky / Začiatok hromadnej korešpondencie / Sprievodca hromadnou korešpondenciou.

7 Vyberte dokument Excel

Teraz je čas urobiť dôležité rozhodnutia. V prvom kroku nemusíte nič vyberať, pretože sme už vytvorili dokument. kliknite na Ďalší a nechajte možnosť Použiť aktuálny dokument vybraný. Znova kliknite Ďalší. Nechajte možnosť Používa sa existujúci zoznam vybrané a kliknite Listy. Teraz prejdite na súbor s adresou, ktorý ste vytvorili, a kliknite na Na otvorenie a ďalej Ok v okne, ktoré sa zobrazí. Teraz uvidíte adresy z dokumentu programu Excel, kde sa ako hlavička použije prvý riadok (s názvom popisu, adresou atď.). kliknite na Ďalší.