Ako

Zadajte údaje rýchlo a bezpečne do Excelu

Pravdepodobne vám nemusíme povedať, že v programe Excel môžete ľahko mapovať veľké množstvo obrázkov a ďalších údajov. Vedeli ste však, že zadávanie týchto údajov môžete tiež výrazne uľahčiť? Musíte len „zostaviť“ vstupný formulár.

Tip 01: Prečo?

Prečo by ste si mali vytvoriť vstupný formulár, keď môžete jednoducho zadávať údaje priamo do programu Excel? Je pravda, že program Excel sa na to dobre hodí, ale ak ste s programom pracovali viackrát, zistíte tiež, že niekedy nie je veľmi praktické najskôr kliknúť na bunky, omylom kliknúť na nesprávnu bunku a tak ďalej na. Nájsť údaje vo veľkom dokumente programu Excel môže byť niekedy tiež náročné. Vyplňovací formulár môže všetky tieto veci výrazne zefektívniť. Zadávanie je oveľa rýchlejšie, môžete si byť istí, že všetko vyplníte rovnakým spôsobom, nikdy nezabudnete na pole a zadané údaje môžete tiež veľmi jednoducho vyhľadať. Tak začnite!

Tip 02: Tlačidlo Pridať

Aj keď je taká forma praktická, predvolene Excel túto možnosť vôbec nezobrazuje. Aby sme ho mohli používať, budeme si preto musieť najskôr pridať jeho tlačidlo na panel nástrojov Rýchly prístup (panel nástrojov úplne hore, okrem iného s možnosťou Automaticky uložiť). Pravým tlačidlom myši kliknite na ľubovoľné tlačidlo v tejto ponuke a potom kliknite na ikonu Prispôsobte si panel s nástrojmi rýchleho prístupu. Štandardne sa zobrazuje nižšie Vyberte úlohy, možnosť Populárne úlohy vybraný. Kliknite na túto rozbaľovaciu ponuku a potom kliknite na tlačidlo Všetky úlohy. Teraz posúvajte zobrazenie, kým sa nezobrazí táto možnosť Formulár a potom kliknite Pridať a nakoniec ďalej Ok. Na panel s nástrojmi Rýchly prístup je teraz pridané tlačidlo, pomocou ktorého môžete používať formulár.

Uistite sa, že program Excel vie, čo má robiť s vašimi hodnotami

Tip 03: Usporiadajte stôl

Pomocou tohto formulára môžete ľahko zadávať informácie do dokumentu programu Excel. Ale Excel samozrejme nemôže čítať vaše myšlienky a naozaj nemá predstavu, čo presne by malo byť vo formulári zahrnuté. Našťastie nemusíte byť schopní programovať, aby sa to stalo; všetko, čo musíte urobiť, je uviesť, z akých informácií bude vaša tabuľka / dokument pozostávať. Predpokladajme, že sme hlavou asociácie (futbal, divadlo, tanec, pomenujete to) a práve sme mali úspešný vstupný deň, v ktorom viac ako 200 ľudí vyplnilo registračný formulár. Tieto formy chceme zaviesť čo najefektívnejšie. To je to, čo urobíme s (digitálnou) formou v programe Excel. Z tohto dôvodu musíme najskôr naznačiť z každého prvku, že táto tabuľka údajov bude pozostávať. V našom prípade to je: meno, priezvisko, dátum narodenia, telefónne číslo, e-mailová adresa a požadovaný dátum začatia. Tieto nadpisy môžu byť samozrejme čokoľvek, na čo si spomeniete, toto je iba pre náš príklad.

Tip 04: Vlastnosti buniek

Dôležitým ďalším krokom je definovanie vlastností bunky. Môžete použiť formulár, ktorý sa chystáme vytvoriť bez toho, aby ste ho definovali. Ak však chcete, aby sa zadané údaje zobrazovali správne, je dôležité, aby ste programu Excel povedali, aké údaje zadávate. V našom prípade vyberieme stĺpec Krstné meno a Priezvisko a kliknite pravým tlačidlom myši na Vlastnosti buniek. Potom si vyberieme Text, pretože tu máme do činenia s obyčajným textom. Potom urobíme to isté pre stĺpec Dátum narodenia ale tam si vyberieme vlastnosť Dátum. Takto dáme programu Excel presne vedieť, aký druh obsahu bude v ktorom stĺpci. Mimochodom, to, čo v tomto článku nazývame stĺpec, môže samozrejme byť rovnako riadok, pretože do prvého stĺpca môžete namiesto prvého riadku vložiť aj hlavičky, nech už chcete čokoľvek.

Nakoniec dáme stolu oficiálne rozloženie tabuľky, urobíme to výberom stĺpcov (alebo riadkov) a následným kliknutím Štart a potom ďalej Formátovať ako tabuľku pod nadpisom Štýly. Môžete samozrejme úplne určiť, aký formát si zvolíte.

Tip 05: Vytvorte formulár

Excel teraz presne vie, z ktorých prvkov sa naša tabuľka skladá a ako by mala tento obsah navrhnúť. Vďaka tomu je detsky ľahké začať s vytváraním našej formy už teraz. Prinajmenšom to stihnete, jedná sa o stlačenie tlačidla. Vyberte všetky nadpisy, ktoré ste práve vytvorili, a potom kliknite na tlačidlo Formulár ktoré ste sami pridali na panel s nástrojmi Rýchly prístup. Ak ste preskočili krok formátovania v tipe 4 (koniec koncov sme si povedali, že je to možné a povolené), objaví sa niečo, čo vyzerá ako chybové hlásenie, ale v skutočnosti vám program jednoducho ponúkne niekoľko tipov a možností. kliknite na Ok. Ak ste do buniek pridali formát tabuľky, Excel bude vedieť presne, čo od neho očakávate, a táto správa sa nezobrazí. Teraz sa zobrazí malá ponuka a uvidíte, že vstupné polia tejto ponuky zodpovedajú nadpisom, ktoré ste vytvorili pre svoju tabuľku. Nerobte si starosti, ak ste v hlavičke urobili preklep: môžete to ľahko upraviť, potom sa vaša zmena okamžite prejaví vo vašom formulári.

Tip 06: Vyplňte formulár

Teraz si za pár sekúnd všimnete, prečo je vyplnenie dokumentu programu Excel pomocou formulára oveľa pohodlnejšie. Vedľa zadaných hlavičiek sa v okne zobrazí vstupné pole. Môžete doň vložiť skutočné údaje. Keď sa nachádzate v poli a zadáte požadovanú hodnotu, stlačením klávesu Tab sa rýchlo presuniete na ďalšie pole. Po stlačení klávesu Enter sa obsah skutočne pridá do formulára. Týmto spôsobom môžete zadať svoje údaje naozaj rýchlo, bez obáv z náhodného prepísania nesprávnej bunky. Ak chcete medzi poliami navigovať ešte rýchlejšie (napríklad ak nechcete vyplniť všetky polia), môžete tiež skočiť pomocou klávesu Alt. Pod hlavičkami uvidíte pomlčky pod konkrétnymi písmenami: keď stlačíte dané písmeno v kombinácii s klávesom Alt, váš kurzor preskočí priamo na príslušné pole.

Pre nesprávne zadanie môžete dokonca vygenerovať chyby

Tip 07: Vyhľadajte údaje

Zakaždým, keď stlačíte kláves Enter, informácie, ktoré ste zadali do polí, sa pridajú do hárka programu Excel. Okno formulára však nie je užitočné iba na zadávanie údajov, ale tiež umožňuje veľmi ľahko vyhľadávať vaše údaje. Keď kliknete do okna formulára Hľadať predchádzajúce alebo Nájdi ďaľší, potom môžete ľahko prechádzať hodnotami dokumentu programu Excel. Ak však hľadáte množinu konkrétnych hodnôt, kliknite na tlačidlo Kritériá a jednoducho zadajte kritériá, ktoré chcete vyhľadať (napríklad všetky riadky s konkrétnym dátumom narodenia). Keď si teraz na Hľadať predchádzajúce alebo Nájdi ďaľší zobrazia sa iba hodnoty, ktoré zodpovedajú zadaným kritériám. Mali by ste vedieť, že údaje, ktoré vyhľadáte, sa dajú potom veľmi ľahko zmeniť. Predpokladajme, že ste našli záznam a zadáte doň niečo iné, tento text sa nahradí v hárku programu Excel, akonáhle stlačte kláves Enter. Buď opatrný. Údaje môžete tiež odstrániť jednoduchým kliknutím odstrániť keď ste našli konkrétny záznam.

Tip 08: Obmedzte dátum

Predpokladajme, že vypĺňate týchto 200 formulárov, a opäť, že existuje určitý rozsah dátumov, keď sa triedy alebo aktivity nemôžu začať. Ak si myslíte teraz: Budem si to pamätať, ale uvedomte si, že dátum začatia nespadá do tohto rozsahu, potom budete často sklamaní: väčšina ľudí je hviezdou v preceňovaní svojej pamäti a pozornosti. Je oveľa pohodlnejšie nechať program Excel označiť, že nie je povolený konkrétny rozsah dátumov! Urobíte to pomocou overenia údajov. Stačí zavrieť formulár a vybrať celý stĺpec Požadovaný dátum začatia. Teraz predpokladajme, že nie je možné začať medzi 1. marcom 2019 a 16. marcom 2019. Teraz kliknite na pásku údaje pri pohári Nástroje pre údaje na Overovanie dát. V rozbaľovacom okne kliknite na rozbaľovaciu ponuku nižšie Dovoliť na Dátum. Vyberte si pod Dané pred Nie medzi tým a potom vyplňte 1-3-2019 pod Dátum začatia a 16. 3. 2019 o Dátum ukončenia. Potom kliknite (stále vo vyskakovacom okne) na kartu Chybná správa a vyplňte nižšie Chybná správa uveďte dôvod, prečo tento dátum nie je povolený, napríklad: „Dátum nie je povolený, tréner na dovolenke“. Teraz, keď sa pokúsite zadať dátum v rozsahu „zakázané“, zobrazí sa zadaná chybová správa.

Tip 09: Predplnenie

V príklade, ktorý sme tu spomenuli, sa všetky polia vypĺňajú pomocou formulára. Je ale tiež možné, že chcete zadať predvolenú hodnotu pre konkrétny stĺpec. Napríklad: Požadovaný dátum začatia musí byť vždy 1. máj 2019. Predpokladajme prázdny hárok programu Excel, v ktorom sú vyplnené iba hlavičky tabuľky. V (našom prípade) v bunke F2 (teda nižšie) Požadovaný dátum začatia) do panela vzorcov zadáme nasledujúci vzorec: = IF (A2 "", "2019-05-05", ""). V skutočnosti sa tu píše: hneď ako niečo zadáte do bunky A2, vložte do bunky obsahujúcej tento vzorec (F2) hodnotu 5/1/2019. Teraz kliknite na bunku a potiahnite malý zelený štvorec vpravo dole celkom dole (v rovnakom stĺpci), aby sa vzorec použil na ostatné bunky v tomto stĺpci. Ak teraz zadáte údaje do svojho formulára, uvidíte dané pole Požadovaný dátum začatia už nie je možné vyplniť. To znamená, že 1-5-2019 sa tu zadáva štandardne.

Tip 10: Podmienené informácie

Zaujímavosťou triku, ktorý sme vykonali v tipe 9, je, že ho môžete použiť aj na použitie podmienených údajov. Predpokladajme napríklad, že noví členovia narodení pred rokom 1995 sa pripoja ku konkrétnej skupine, ktorej počiatočný dátum je 1. mája, ale členovia narodení v roku 1995 alebo neskôr sa pripoja k skupine, ktorej počiatočný dátum je 1. jún. Z dôvodu zjednodušenia zmeňme pole dátumu narodenia na rok narodenia (dá sa tiež extrapolovať z celého dátumu, ale to je oveľa komplikovanejšie). Upravte vlastnosti bunky v tomto stĺpci a vyberte Číslo namiesto dátumu.

Do bunky F2 (požadovaný dátum začatia) teraz zadáme nasledujúci vzorec = IF (C2> 1994, „6. 1. 2019“, „5. 5. 2019“). Zhrnutie ešte raz: tu sa uvádza, že ak C2 (rok narodenia) obsahuje rok, ktorý je väčší ako rok 1994 (t. J. 1995 a vyšší), potom musí F2 uviesť dátum 1. jún a vo všetkých ostatných prípadoch musí čítať 1. jún. . Takto si môžete skutočne ušetriť veľa práce.